Dokumentenmanagement Blog

Besser führen mit einem DMS: produktiver arbeiten und Ziele erreichen

[fa icon="calendar"] 16.02.2017 09:22:34 / by Birgit Werthebach

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Für eine Führungskraft gibt es kaum eine bessere Bestätigung ihrer Arbeit als Mitarbeiter, Teams und Abteilungen, die ihr volles Potenzial nutzen, zu wahren Senkrechtstartern werden und das Unternehmen nach vorne bringen. Um so weit zu kommen,  muss jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Ziele kennen und sich zu eigen machen. Aufgabe der Führungskraft ist es, einerseits die Ziele des Unternehmens, der Abteilung und jedes einzelnen Mitarbeiters mit Leben zu füllen und natürlich andererseits die optimalen Rahmenbedingungen für die Erreichung der Ziele zu schaffen. Wie ein DMS dabei hilft, möchte ich im Folgenden kurz erläutern.  

 

Unternehmensziele und Abteilungsziele mit Leben füllen

Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern sind heute in den allermeisten Unternehmen gängige Praxis, aber kennen Ihre Mitarbeiter auch die übergeordneten Abteilungsziele? Wissen sie, in welche Richtung sich das Unternehmen generell weiterentwickeln möchte? Wenn nein, sollten Sie das als Führungskraft schnellstens ändern. Denn Mitarbeiter, die mit im Boot sitzen, werden mit aller Kraft rudern, um ans andere Ufer zu kommen. Oder andersherum: Wer das Ziel nicht kennt, wird sich auch nicht besonders anstrengen (können), es zu erreichen. Die Motivation ist nicht besonders hoch, Dienst nach Vorschrift vorprogrammiert. Wenn die Mitarbeiter hingegen das große Ganze kennen, sehen sie den Sinn ihrer eigenen Aufgabe, sind motivierter, denken mit und tun meist mehr, als sie eigentlich müssten. Mehr zum Thema Mitarbeitermotivation im nächsten Teil dieser Serie.
 

 

Optimale Bedingungen schaffen, um dauerhaft produktiver arbeiten zu können

Sind die Mitarbeiter informiert, involviert und auf die zu erreichenden Ziele "eingeschworen", ist es Aufgabe der Führungskraft, optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen, also dafür zu sorgen, dass jeder Einzelne produktiver arbeiten kann als bisher. Das ist einfacher als Sie jetzt vielleicht denken. Zwar braucht jeder Mitarbeiter andere Bedingungen, um zu Höchstform aufzulaufen, aber unabhängig davon gibt es Störfaktoren, die alle ausbremsen. Einige davon möchte ich Ihnen kurz auflisten. Diese Liste ist natürlich nicht komplett, zeigt aber typische Situationen, mit denen Abteilungsleiter und andere Führungskräfte häufig konfrontiert werden. Die gute Nachricht vorweg: Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System sind diese "Bremsklötze" bald Vergangenheit. Hellhörig werden sollten Sie, wenn folgende Dinge in Ihrem Bereich an der Tagesordnung sind: 

 

Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten.

Die Suche nach Dokumenten und Informationen ist einer der häufigsten Zeitdiebe in Unternehmen. Was im Einzelfall vielleicht wenige Minuten sind, summiert sich schnell auf Stunden, Tage oder sogar Wochen - und wird spätestens dann teuer fürs Unternehmen. Ein DMS reduziert diese Suchzeit erheblich, denn es erlaubt den schnellen Zugriff auf alle gespeicherten Unternehmensinformationen. Millionen Dokumente werden innerhalb kürzester Zeit im Volltext oder mittels komfortabler Suchfunktion durchsucht, so dass jede gesuchte Information nur wenige Klicks entfernt ist. Mehr dazu erfahren Sie im Blogbeitrag Zeitfresser Dokumente suchen - wie Mitarbeiter Dokumente schneller finden.

 

An immer den gleichen Stellen im Büro sammeln sich Papierstapel, die scheinbar nie kleiner werden.

Solche Papierstapel sind ein klares Indiz dafür, dass an dieser Stelle etwas im Argen liegt. Ein überforderter oder unmotivierter Mitarbeiter, der seine Arbeit nicht rechtzeitig schafft, ist dabei nur eine Möglichkeit von vielen. Die Schuld liegt in häufig nicht mal bei dem entsprechenden Mitarbeiter, sondern in einer fehlenden oder ineffizienten Büroorganisation. Führungskräfte, die immer wieder Papierstapel sehen, sollten als erstes die dahinterliegenden Strukturen auf den Prüfstand stellen. Der Blogbeitrag Büroorganisation - Strukturen und Arbeitsabläufe optimieren gibt dazu Tipps und Hinweise.

 

Wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist, bleiben wichtige Aufgaben liegen.

Jeder kennt solche Bereiche, in denen gar nichts mehr geht, wenn der zuständige Mitarbeiter krank wird oder seinen Urlaub genießt. Im schlimmsten Fall verstreichen Fristen, die das Unternehmen richtig Geld kosten. Auch hier schafft ein Dokumentenmanagement-System Abhilfe. Es sammelt alle wichtigen Informationen und stellt sie genau dort zur Verfügung, wo sie gerade gebraucht werden. Mit intelligenten Workflows werden die Arbeitsabläufe gesteuert, so dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter jederzeit überblicken können, wie weit eine Aufgabe gerade ist, welche Arbeitsschritte noch notwendig sind und welcher Kollege aktuell daran arbeitet. Im Krankheits- oder Urlaubsfall werden terminkritische Aufgaben eskaliert, so dass nichts mehr liegen bleibt.  Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie im Blogbeitrag Per Workflow Aufgaben verteilen und überwachen.

 

Bestimmte Routineaufgaben sind immer wieder Grund für kollektive Unlust.

Dokumente manuell erfassen. Ewig lange Listen abtippen. Metadaten von Hand vergeben. Sammelrechnungen mühsam in ihre Positionen zerlegen, um sie der entsprechenden Abteilung zuordnen zu können. Oder einfach nur die Ablage von Papier- und elektronischen Dokumenten. Im Büroalltag gibt es viele Aufgaben, die wirklich niemand gerne tut. Meist erbarmt sich eine treue Seele, einfach damit es gemacht ist. Dabei lassen sich all diese Aufgaben komfortabel automatisieren. "Kollege DMS" erledigt sie schnell, exakt und zuverlässig. Auch dazu einige vertiefende Blogbeiträge:

Ein gutes DMS entlastet also Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen.

Es hilft, Kosten zu senken und die verfügbare Zeit signifikant zu erhöhen. Sowohl die Mitarbeiter als auch Sie als Führungskraft können insgesamt produktiver arbeiten und diese Zeit beispielsweise für eine verbesserte Kundenbetreuung, kreatives Arbeiten oder Innovationen nutzen. Ein DMS schafft zudem Transparenz für alle Beteiligten, so dass Sie Ihrer Führungsaufgabe gerecht werden können und nicht zu einer reinen "Aufgabenverteilungs- und Kontrollperson" werden. 

 

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