Dokumentenmanagement Blog

Besser führen mit einem DMS: Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

[fa icon="calendar"] 01.03.2017 10:26:08 / by Birgit Werthebach

Besser führen mit einem DMS: Kollaboration und Kommunikation

 

Die richtige Kommunikation ist einer, wenn nicht der Schlüssel für erfolgreiche Führung, da sind sich alle Experten einig. Dabei geht es einerseits um einen wertschätzenden, klaren und zielführenden Kommunikationstil zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, andererseits aber auch um die effiziente Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Abteilungsleiter, Gruppenleiter und Co. sind gefordert, die abteilungsinterne Kommunikation aktiv zu gestalten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Das Ziel? Zusammenarbeit fördern und Produktivität steigern. Das Werkzeug? Ein gutes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und Projektmanagement-Tools. 

 

Kommunikation im Team: Heute ist morgen schon gestern

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich kann mich noch gut an die Zeit erinnern, als Telefon und Fax die einzigen Möglichkeiten waren, sich schnell mal mit Kollegen an anderen Standorten auszutauschen. Klar hat auch das funktioniert, aber gemessen an den heutigen Möglichkeiten waren diese Methoden doch arg umständlich. Um beispielsweise gemeinsam an einem Konzept zu arbeiten, wurde der Entwurf an alle Beteiligten gefaxt. Jeder machte seine Notizen im Dokument und faxte es zurück. Je komplexer das Thema und je mehr Kollegen involviert waren, um schneller war das Chaos perfekt, denn am Ende kursierten zig verschiedene Versionen von ein und demselben Dokument und keiner wusste mehr den aktuellen Stand.

Zwar steckt in jedem Chaos auch eine Ordnung, aber für eine Führungskraft ist es trotzdem schwierig, unter solchen Bedingungen eine sinnvolle Kommunikationskultur zu etablieren, von Zielen wie "Zusammenarbeit fördern" oder "Produktivität steigern" ganz zu schweigen. Heute hat die E-Mail das Fax abgelöst, aber das Problem wird dadurch nur verlagert, denn Chaos bleibt Chaos, ganz gleich, ob es sich um Papierversionen oder elektronische Versionen Ihrer Dokumente handelt. Ein System zur effizienten Kommunikation im Team muss also her und Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, die heutigen technischen Möglichkeiten konsequent in allen Teams und Projektgruppen einführen und nutzen. Sonst ist Ihre Kommunikation morgen schon wieder von gestern

Bevor Sie jetzt nach einer Spezialsoftware suchen und damit bei Ihrer IT auf Granit beißen, weil die Inselsysteme kategorisch ablehnt, schauen sie doch einfach mal, was Ihr Dokumentenmanagement-System alles kann. Ein gutes DMS kann nämlich nicht nur Dokumente managen, sondern auch Prozesse automatisieren und die Kommunikation erleichtern. 

 

Zusammenarbeit fördern mit Ihrem DMS

Ein gutes DMS bringt genau die Funktionalitäten einer Groupware oder einer Projektmanagement-Software mit, die Sie im Alltag brauchen - individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und an die Abläufe in Ihrer Abteilung angepasst. Wenn alle Mitarbeiter die nötigen Informationen für Ihre Arbeit sofort finden und schnell und einfach miteinander kommunizieren können, ist Zusammenarbeit fördern fast unnötig, denn dann ergibt sich von selbst eine zielführende Arbeitsatmosphäre der kurzen Wege. 

 

Workchat, Messenger und Co. nutzen

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme bieten mittlerweile integrierte Messenger- und Chatsysteme an, mit denen Sie komfortabel intern kommunizieren können, ohne auf externe Lösungen ausweichen zu müssen. Sie können damit direkt an einem Dokument, einer elektronischen Akte oder einem Projekt eine Notiz anheften oder einen Chat führen, genauso, wie es Ihre Mitarbeiter beispielsweise von Whatsapp her kennen. Der Vorteil: Sie müssen dazu nicht in eine andere Software wechseln und können so schnell, sicher und bequem miteinander Nachrichten austauschen. Außerdem sind alle Chats im DMS archiviert und können durchsucht werden, so dass die darin enthaltenen Informationen schnell und einfach wiedergefunden werden.

 

Eigene Dashboards erstellen für eine schnelle Übersicht

Wie ist der Stand von Projekt X? Was läuft eigentlich gerade beim Kunden Y? Hat der Kollege seinen Part am gemeinsamen Konzept schon erledigt? Und wie finde ich am schnellsten heraus, welche Informationen schon im Unternehmen vorhanden sind zu dem Thema, an dem ich gerade arbeite? Wenn es Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit kostet, die Antworten auf diese und ähnliche Fragen zu finden, wären Dashboards eine Lösung. Sie stellen die Informationen aus allen Kommunikationskanälen übersichtlich zusammen und bieten intelligente Filtermöglichkeiten, um sehr schnell zur gesuchten Information zu gelangen.

Gute Dokumentenmanagement-Systeme bieten dafür sehr flexible Oberflächen an, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können sich eigene Dashboards erstellen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern genau die Informationen übersichtlich zur Verfügung stellt, die Sie an dieser Stelle brauchen, beispielsweise um über den Stand eines Projektes auf dem Laufenden zu bleiben. Wie das aussehen kann, haben wir Ihnen im Blog Smarte Dashboards für jeden Nutzer, jedes Projekt und jede Situation beschrieben.

 

Abteilungsübergreifend arbeiten mit Dashboards

Individuelle Dashboards helfen auch bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Wird ein Dashboard z.B. an eine Kundenakte angedockt, gibt es Auskunft darüber, was bei diesem Kunden gerade passiert. So sehen alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt auf einen Blick die aktuellen Vorgänge und können entsprechend reagieren. Wenn die Buchhaltung beispielsweise den Kunden anrufen möchte, weil eine Rechnung nicht bezahlt wurde, hilft es, zu wissen, dass noch Supportanfragen oder Reklamationen offen sind. Alle anderen Ansprechpartner des Kunden tun sich ebenfalls leichter, der Kunde bekommt eine bessere Betreuung und Sie als Führungskraft müssen weniger einschreiten, um beispielsweise Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen zu klären. Wenn nämlich in o.g. Beispiel der Kunde durch eine vehemente Zahlungsaufforderung verärgert wird, obwohl noch Reklamationen offen sind, kommt es intern schnell zu Schuldzuweisungen. Und die können Sie vermeiden, wenn jeder Beteiligte auf einen Blick sehen kann, was Sache ist.

 

Sie haben noch gar kein DMS oder Ihr DMS hat diese Funktionalitäten nicht?

Dann ist es vielleicht doch an der Zeit, bei der IT vorzusprechen. Mit dem Wunsch, ein in die Jahre gekommenes DMS durch ein modernes System abzulösen, haben Sie es meist leichter als mit der Forderung nach einer Spezialsoftware für Ihre Abteilung, die erst noch an bestehende Systeme angebunden werden muss. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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