Dokumentenmanagement Blog

Besser führen mit einem DMS: Aufgaben und Informationen managen

[fa icon="calendar"] 09.03.2017 09:18:08 / by Birgit Werthebach

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Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

 

Elektronische Workflows: Definition und Bestandteile

Was ist so ein Workflow eigentlich genau? Ein Blick in Wikipedia gibt Aufschluss:  "Ein Arbeitsfluss (englisch: workflow) ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden." 

Dabei bietet ein Workflow immer eine technische Sicht auf den entsprechenden Arbeitsablauf. Er besteht aus den zur Erledigung der Aufgabe notwendigen Arbeitsschritten, die sinnvoll verzahnt und in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden. Workflows haben also einen definierten Anfang - meist werden sie automatisch durch eine bestimmte Aktion "getriggert", lassen sich aber auch manuell starten. Sie sind gekennzeichnet durch eine organisierte Abfolge der Aufgaben und haben außerdem ein definiertes Ende, das zu erreichende Ziel. Als Informationssystem zur Steuerung der Übergänge bietet sich Ihr DMS an, denn es enthält bereits alle nötigen Dokumente und Informationen. 

 

Geschäftsprozesse digital abbilden mit Workflows

Elektronische Workflows eignen sich hervorragend, um bestehende Geschäftsprozesse digital abzubilden, sie besser zu steuern und nachhaltig zu optimieren. Wiederkehrende Abläufe werden vereinfacht und wesentlich beschleunigt. Beispiele für Workflows sind zum Beispiel der Rechnungseingang oder der Posteingang. Es lassen sich aber beispielsweise auch Freigabe-Workflows, Aufgabenverteilungs-Workflows, Urlaubsvertretungs-Workflows und vieles mehr realisieren. Selbst komplizierte Prozesse, in die mehrere Abteilungen oder gar Standorte involviert sind, können Sie mit Ihrem DMS komfortabel steuern. 

Die Vorteile für Sie als Führungskraft, für Ihre Mitarbeiter und für die ganze Abteilung liegen auf der Hand:

  • Abläufe werden erheblich beschleunigt
  • Prozesse können besser kontrolliert werden
  • Aufgaben werden termingerecht erledigt
  • Fristen werden eingehalten
  • Ihre Abteilung arbeitet arbeitet insgesamt produktiver

 

Aufgaben zielgerichtet verteilen, Informationen managen, Termine einhalten

Mit digitalen Workflows können Sie Aufgaben und die dazugehörigen Informationen zielgerichtet verteilen. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter alle notwendigen Informationen hat, die er genau jetzt braucht, um die anstehende Aufgabe zu erledigen, ohne dass Sie als Führungskraft sich manuell darum kümmern müssen.

Ein Workflow ist zudem in der Lage, die einzelnen Schritte jeder Aufgabe zu protokollieren, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo der betreffende Prozess steht, was bisher gemacht wurde und welcher Mitarbeiter gerade welche Aufgaben zu erledigen hat. Vergessene, verzögerte oder nicht erledigte Aufgaben sind passé - Kollege DMS erinnert zuverlässig an fällige Termine und schlägt auch rechtzeitig Alarm, wenn ein Arbeitsablauf irgendwo ins Stocken gerät. 

Droht nämlich eine wichtige Aufgabe liegen zu bleiben, weil etwa ein Mitarbeiter krank ist, kann der Workflow eskaliert und an Kollegen weitergegeben werden. Die Person, die die Aufgabe übernimmt, kann sich anhand der Historie und der angehängten Informationen schnell einlesen und sofort an der richtigen Stelle weiterarbeiten.  Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie im Blogbeitrag Per Workflow Aufgaben verteilen und überwachen.

 

Transparent und nachvollziehbar entscheiden mit aktuellen Daten aus Ihrem DMS

Führungskräfte müssen entscheiden können - und jederzeit zu Ihren Entscheidungen stehen. Dabei fragt im Geschäftsalltag niemand, wie diese Entscheidungen zustande gekommen sind. Wenn Sie möchten, dass Ihre Entscheidungen auf "sicheren Füßen" stehen, sollten Sie also dafür sorgen, dass Ihnen alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. Eine eher lückenhafte Faktenlage ist keine Entschuldigung für eine Falschentscheidung, denn mit Ihren DMS haben Sie alle Informationen im Unternehmen schnell im Zugriff. 

Wenn Sie aktuelle Daten nutzen und mithilfe Ihres DMS beispielsweise in einem Dashboard sauber aufbereiten, sind Ihre Entscheidungen jederzeit plausibel. Sie sind als Führungskraft berechenbar und die Mitarbeiter folgen Ihren Entscheidungen eher als wenn Sie per "Order di Mufti" Anweisungen geben, deren Hintergrund niemand versteht. 

 

Fazit:  

Mit elektronischen Workflows und einer sinnvollen Informationsaufbereitung per Dashboard hilft Ihr DMS Ihnen dabei, alle anstehenden Aufgaben und die dazu notwendigen Informationen in Ihrem Bereich erfolgreich zu managen.  Sie können zudem den Fortschritt einzelner Mitarbeiter und des gesamten Teams jederzeit zuverlässig kontrollieren, ohne Ihren Mitarbeitern ständig "im Nacken sitzen" zu müssen.

 

Mehr zum Thema "Besser führen mit einem DMS" finden Sie in den bisher erschienenen Beiträgen dieser Blogserie:

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Workflow




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