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Besser führen mit einem DMS: Agile Führung macht fit für die Zukunft

[fa icon="calendar"] 16.03.2017 09:52:23 / by Birgit Werthebach

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Höher, schneller, weiter - das olympische Motto gilt auch im Geschäftsleben. In Zeiten von digitaler Transformation, Globalisierung und Co. müssen Prozesse immer schneller, einfacher und vor allem flexibler werden. Weil sich die Rahmenbedingungen ständig verändern, ist in modernen Unternehmen kein Platz mehr für starre Richtlinien und lange Entscheidungswege über viele Hierarchieebenen. Agile Führung heißt das Gebot der Stunde. Wie Führungskräfte diese neuen Anforderungen umsetzen können und welche Rolle ein modernes DMS dabei spielt, ist das Thema dieses Beitrages. 


Agile Führung - was ist das überhaupt?

Agile Methoden wie beispielsweise Scrum kennen wir alle aus der IT und dem Projektmanagement. Sie kommen ohne starres Pflichtenheft aus, weil am Anfang lediglich das Ziel definiert wird und sich die konkreten Projektschritte aus regelmäßigen Feedbackrunden ergeben. Während des laufenden Prozesses werden neue Anforderungen und veränderte Parameter flexibel miteinbezogen, so dass das Projekt sich schrittweise zum Ziel hin entwickelt und immer auf dem aktuellen Stand ist. Wie wir z.B. DMS-Projekte agil umsetzen, haben wir in folgendem Blogbeitrag beschrieben: Schlanker, flexibler, zielgenauer: Die Vorteile agiler Softwareprojekte.

Was das mit Führung zu tun hat? Um agil arbeiten zu können, müssen alle Beteiligten in der Lage sein, selbstständig zu entscheiden, zielführend zu kommunizieren und vor allem Verantwortung zu übernehmen - für das eigene Arbeitsergebnis, aber auch für das gesamte Projekt. Es geht darum, das bestmögliche Resultat zu erreichen, ohne durch ein allzu starres Korsett aus Richtlinien, Hierarchien und Befindlichkeiten ausgebremst zu werden.

Agile Führung lässt die Mitarbeiter also "von der Leine" und gibt ihnen mehr Selbstverantwortung. Als Führungskraft schaffen Sie natürlich weiterhin die Rahmenbedingungen für den Erfolg Ihrer Abteilung. Sie begleiten das Team bei der Umsetzung, sind aber nicht mehr der alleinige Entscheider. Im Gegenteil: Wenn ein fachkompetenter Mitarbeiter die Verantwortung für ein Projekt übernommen hat, hat er bei Entscheidungen das letzte Wort, nicht Sie als hierarchisch höherstehende Führungskraft. Der Vorteil: Sowohl der Mitarbeiter als auch Sie sparen wertvolle Zeit. Der Mitarbeiter kann sofort entscheiden, statt wie früher umfangreiche Vorarbeit leisten zu müssen, um Sie als Chef in die Lage zu versetzen, fundiert entscheiden zu können. Und Sie müssen sich nicht mehr bis ins letzte Detail in das Projekt einarbeiten, um die Pros und Cons kompetent abwägen zu können.

 

Vorteile einer agilen Arbeitsweise:

  • Entscheidungen werden schneller getroffen, da die Projektbeteiligten selbst entscheiden können und keinen langen "Dienstweg" einhalten müssen.
  • Mögliche Veränderungen werden zeitnah in den Projektverlauf implementiert, Prozesse und Abläufe daraufhin angepasst.
  • Regelmäßiges Feedback als integraler Bestandteil agiler Projekte verändert die Kommunikationskultur in der Abteilung hin zu mehr Miteinander. Der Erfolg des Teams zählt, Selbstdarsteller, die keinen Beitrag leisten, werden schnell entlarvt.
  • Das Ziel wird meist schneller und kostengünstiger erreicht als dies bei einer traditionellen Vorgehensweise möglich ist. 

 

Tradionell -> agil - was ändert sich? 

Agiles Arbeiten setzt bei allen Beteiligten einen starken Veränderungswillen voraus. Mitarbeiter müssen die neue, selbstbestimmte Arbeitsweise nicht nur akzeptieren, sondern begrüßen. Dass sie bereit sein müssen, Verantwortung zu übernehmen, habe ich ja oben bereits erwähnt.

Führungskräfte müssen vor allem loslassen können und Vertrauen haben, dass die Mitarbeiter auch ohne ständige Kontrolle richtig entscheiden. Sie sollten sich in ihrer neuen Rolle als Begleiter, Mentor und Coach der Mitarbeiter wohl fühlen. 

 

Und welche Rolle spielt Ihr DMS?

Ein modernes DMS hilft auf vielfältige Weise dabei, den Übergang von einem traditionellen Führungsstil hin zur agilen Führung zu schaffen. 

  • Als Projektmanagement-Tool erleichtert es allen Beteiligten den Umgang mit Projekten, Vorgängen und Aufgaben. Intelligente Workflows erinnern an Termine, beschleunigen Arbeitsabläufe und erleichtern die Arbeitsorganisation.
  • Als Kommunikationsinstrument bietet es vielfältige Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern - Stichworte Messenger, Workchat und Dashboards.
  • Als Informationsmanagement-System bietet es Zugang zu allen Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen, um agil, produktiv und erfolgreich zu arbeiten.
  • Und last but not least: Als persönlicher Organisationshelfer verschafft es Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Überblick. So verliert sich niemand im Tagesgeschäft und jeder kann nach Kräften dazu beitragen, die Abteilung nach vorne zu bringen. 

  

Fazit:  

Agile Führung macht Ihre Abteilung fit für die Zukunft. Sie, Ihr Team und die einzelnen Mitarbeiter sind in der Lage, auf Veränderungen zu reagieren und so den Wandel mit zu gestalten. Und Ihr DMS unterstützt Sie dabei, so dass Sie sich auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren können, ohne durch lästigen "Verwaltungskram" ausgebremst zu werden.

 

Mehr zum Thema "Besser führen mit einem DMS" finden Sie in den anderen Beiträgen dieser Blogserie:

  

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Themen: Dokumentenmanagement




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