Dokumentenmanagement Blog

DMS, ERP und BDE: bereichsübergreifende Prozessautomatisierung gefragt

[fa icon="calendar"] 12.04.2017 14:57:39 / by Birgit Werthebach

Man in printing house showing client printed documents.jpeg

Automatische Prozesse sind in der Fertigung schon lange an der Tagesordnung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sorgen dafür, dass auch in den kaufmännischen Bereichen immer mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden. An den Schnittstellen treffen in der Praxis aber immer noch häufig inkompatible Systeme aufeinander. Die entsprechenden Daten müssen mit großem Aufwand manuell von ERP und DMS in die Betriebsdatenerfassung (BDE) und zurück übertragen werden, damit sie im jeweils anderen System nutzbar sind. Dass eine solche Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte klar sein. Gefragt ist also eine bereichsübergreifende Prozessautomatisierung.  

Die Begriffe: ERP, DMS und BDE kurz erklärt

ERP steht für Enterprise Ressource Planning: Ein ERP-System ist demnach eine Software zur Planung aller Ressourcen in einem Unternehmen. Um komplette Geschäftsvorgänge zu steuern, enthält es üblicherweise Funktionen für alle Bereiche von Einkauf und Materialwirtschaft über Buchhaltung, Personal und Controlling bis hin zum Vertrieb.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist der "Datentresor" und zentraler Informationshub in einem. Es speichert automatisch alle Daten und Dokumente, die in einem Unternehmen vorhanden sind, führt die Informationen zusammen und liefert sie intelligent an Mensch und Maschine aus. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so jedem Mitarbeiter immer genau die Informationen zur Verfügung, die er in diesem Moment und für die anstehende Aufgabe braucht.

Unter Betriebsdatenerfassung (BDE) versteht man die Erfassung von Ist-Daten über Zustände und Prozesse in Betrieben. Hierzu zählen organisatorische ebenso wie technische Daten. Organisatorisch sind beispielsweise Produktionsdaten wie Zeiten, Stückzahlen, Arbeitsfortschritte, Auftragsstati oder auch Arbeitszeiten und Lohnkosten. Technische Betriebsdaten sind beispielsweise Laufzeiten von Maschinen, Unterbrechungen, Daten über Einstellung und Instandhaltung der Maschine, Verbrauch von Material, Energie sowie Hilfs- und Betriebsstoffen und alle nötigen Messungen, z.B. von Temperaturen, Emissionen.

 

Bereichsübergreifende Prozessautomatisierung

Aus den Begriffserklärungen wird klar, dass jede Abteilung und jeder Unternehmensbereich im Grunde ähnliche Bedürfnisse hat. Ob Rechnungserfassung oder die Verwaltung von CAD-Zeichnungen - überall geht es darum, die für die aktuelle Aufgabe notwendigen Informationen zur richtigen Zeit am rechten Ort verfügbar zu haben. Dazu müssen die entsprechenden Dokumente nachvollziehbar archiviert und leicht zu finden sein. Bereichsübergreifende Prozessautomatisierung geht noch einen Schritt weiter: Die involvierten Systeme werden so miteinander verzahnt, dass die Daten systemübergreifend für automatische Workflows zur Verfügung stehen, ohne dass an den Schnittstellen Mitarbeiter sitzen und die Systeme manuell mit den Daten aus dem jeweils anderen System füttern müssen.

 

Jedes in der Fertigung entstehende Bauteil ist das Produkt vieler Daten- und Informationsquellen. Um ein Teil nach Kundenwunsch zu fertigen, werden aus dem ERP beispielsweise die Bestellung, die zu fertigende Stückzahl und die gewünschte Spezifikation benötigt. Das DMS steuert unter anderem CAD-Zeichnung, Stückliste und Baupläne bei. In der Warenwirtschaft wird geprüft, ob alle laut Stückliste benötigten Materialien vorhanden sind. Das BDE-System bekommt alle Informationen und kann den Fertigungsprozess planen, verwalten und abarbeiten. Es meldet den Auftragsfortschritt, so dass der Kunde auf Anfrage jederzeit erfahren kann, wie weit die Produktion ist. Ist der Fertigungsprozess abgeschlossen, wird über die Verbindung ERP-BDE die Erstellung eines Lieferscheins für den Versand an den Kunden ausgelöst. Weil die Systeme miteinander kommunizieren, läuft der gesamte Prozess (teil)automatisiert ab. Auch die Kommunikation Mensch-Maschine ist durch intelligente Workflows gesteuert, so dass die Mitarbeiter immer wissen, wann ihr Eingreifen gefordert ist.

 

Vorteile der bereichsübergreifenden Prozessautomatisierung

  • Bereichsübergreifende Transparenz: Die Verwaltung weiß, was in der Fertigung los ist und umgekehrt.
  • Alle Abläufe werden durch die Verzahnung von ERP, DMS und BDE optimiert und erheblich beschleunigt.
  • 360° Sicht auf Projekte und Kunden möglich - inklusive der Fertigungsdaten.
  • Es müssen keine Daten mehr manuell übertragen werden, so dass Übertragungsfehler ausgeschlossen werden können. Auch hier wird jede Menge Zeit eingespart.
  • Auch ältere (Fertigungs-) Unterlagen stehen jederzeit schnell zur Verfügung. 

 

Fazit: Die bereichsübergreifende Prozessautomatisierung und die damit einhergehende Verzahnung von ERP, DMS und BDE ist ein Muss für Fertigungsunternehmen, die effizient und kundenorientiert produzieren möchten.

Wenn Sie jederzeit auf dem Laufenden bleiben möchten über alle Themen rund um Dokumentenmanagement, Digitalisierung und die Automatisierung von Prozessen, dann abonnieren Sie einfach unseren wöchentlichen Newsletter:

 

Nichts verpassen!  DMS-Newsletter abonnieren 

Themen: Dokumentenmanagement




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!