Dokumentenmanagement Blog

Stefan Röcker


Moderne Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter

[fa icon="calendar'] 28.03.2017 13:12:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Über das papierlose Büro wird schon seit Jahrzehnten gesprochen, doch bei den meisten Unternehmen scheint dieses Ziel noch in weiter Ferne. Der Papierverbrauch in Deutschland stieg in den letzten Jahren sogar noch weiter an, trotz E-Mail, Filesharing und elektronischer Rechnungen. Seit aber die Digitalisierung in aller Munde ist, scheint sich langsam eine Trendwende abzuzeichnen, die Nachfrage nach Lösungen zur elektronischen Dokumentenverwaltung wird stetig größer, denn effizientere digitale Prozesse lassen sich schlecht mit gedruckten Unterlagen realisieren. 

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Rechnungseingang: Digital ist besser.

[fa icon="calendar'] 15.03.2017 09:30:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Während in vielen Unternehmen noch fieberhaft nach Strategien zur Digitalisierung gesucht wird, ist das Thema in anderen Betrieben schon ein alter Hut. Der Rechnungseingang ist ein Beispiel, bei dem es noch die ganze Bandbreite von komplett analoger bis hin zu voll digitaler Verarbeitung gibt. Die Frage, welche Vorgehensweise dabei die kosteneffizientere ist, dürfte in den meisten Fällen eine rein rhetorische sein. Lesen Sie, wieviel Sie mit einem digitalen Rechnungseingang sparen können.

 

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Digitale Transformation im Mittelstand (2) - Prozesse digitalisieren

[fa icon="calendar'] 08.03.2017 10:38:17 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

In meinem ersten Blogbeitrag zur digitalen Transformation im Mittelstand bin ich darauf eingegangen, wie Sie Grundlagen für die Digitalisierung schaffen. Mit dieser Datenbasis können Sie jetzt arbeiten und alle im Unternehmen verfügbaren und eingehenden Informationen in elektronisch gesteuerten Prozessen nutzen. Aber Vorsicht, beherzigen Sie eine Regel bei der Planung: Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und nicht Ihr Unternehmen an Prozesse, wie Sie von einer Software vorgegeben werden. Dazu benötigen Sie Anwendungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen und Menschen, die sich sowohl mit der Software als auch mit Geschäftsprozessen auskennen. 

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Hannover Messe 2017: Freikarte erhalten und agorum® core 8 erleben

[fa icon="calendar'] 02.03.2017 09:27:33 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Messen und Veranstaltungen

 

Dieses Jahr ist agorum® das erste Mal auf der Hannover Messe präsent. Mit dabei haben wir die neueste Version unseres Open Source Dokumentenmanagement-Systems. agorum® core 8 enthält sowohl im Front- als auch im Backend neue Features, die Ihr Unternehmen produktiver machen. Neugierig geworden? Dann besuchen Sie uns einfach zwischen dem 24. und 28. April 2017 auf der Hannover Messe: Open-Source-Park, Halle 8, Stand D28.  Einige Freikarten haben wir dafür auch zu vergeben, am besten gleich eine davon sichern!

 

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So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig (1)

[fa icon="calendar'] 23.02.2017 09:28:21 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Der Mittelstand in Europa steht in Sachen Digitalisierung weiter vor großen Herausforderung. Dass die Kernprozesse in den Unternehmen digitalisiert werden müssen, wird schon seit einiger Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Aber wie gelingt die digitale Transformation im Mittelstand effizient, dauerhaft und zukunftsfähig?

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche müssen eine nachhaltige Strategie erarbeiten, wie sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, das Unternehmen langfristig effizient machen und dabei die Mitarbeitenden mit ins Boot holen - sie mit der eingesetzten Software unterstützen und nicht überfordern. Wie die digitale Transformation im Mittelstand zu einem nachhaltigen Erfolg wird, möchte ich in einer Blogserie beleuchten. Im ersten Teil geht es um die Datenbasis.  

 

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In 6 Schritten erfolgreich zu meinem Dokumentenmanagement-System (DMS)

[fa icon="calendar'] 15.02.2017 08:59:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

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Die 6 interessantesten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

[fa icon="calendar'] 13.02.2017 09:32:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement


Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) scheint auf den ersten Blick vielleicht selbsterklärend, was sich aber alles an Möglichkeiten dahinter verbirgt, sieht man wenn man genauer hinsieht.

Denn ein DMS kann wesentlich mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung in Unternehmen mit und ohne DMS im Einsatz, haben sich 6 Funktionen herauskristallisiert, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Schauen Sie doch mal, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann:

 


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Digitale Unterschriftenmappe für Patent- und Rechtsanwälte

[fa icon="calendar'] 08.02.2017 14:02:08 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

In vielen Kanzleien und Behörden kreisen auch im digitalen Zeitalter noch die klassischen Umlauf- und Unterschriftenmappen, mit denen ausgedruckte Dokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch transportiert werden. Die darin enthaltenen Dokumente korrigieren die Rechtsanwälte von Hand und geben sie dann an Sachbearbeiter zurück, um Korrekturen durchführen zu lassen. Das braucht viel mehr Zeit und ist deutlich fehleranfälliger als die neue digitale Unterschriftenmappe von agorum® core. Damit haben Sie alle Ihre Akten jederzeit im Überblick, können sich am Monitor über den aktuellen Stand des Vorgangs informieren und finden Akten und einzelne Dokumente bequem über die Suchfunktionen des Dokumentenmanagement-Systems.

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Keynote Univention Summit: Digitalisierung mit Dokumentenmanagement

[fa icon="calendar'] 01.02.2017 11:27:30 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

"Digitalisierung mit DMS: Ein Universum voller Möglichkeiten" so der Titel der Keynote, die unser Geschäftsführer Oliver Schulze am Univention Summit 2017 in Bremen hielt. Er ging in seinem Vortrag darauf ein, dass Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oft immer noch unterschätzt werden, dabei ist Dokumentenmanagement weit mehr als nur ein Datenarchiv. Ein DMS ist der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment gebraucht werden. 

 

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Premiere: agorum® auf der Hannover Messe 2017

[fa icon="calendar'] 25.01.2017 14:46:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen

 
agorum® nimmt in diesem Jahr erstmals als Aussteller an der Hannover Messe teil. Unser Stand wird sich vom 24. - 28. April im Open Source Park auf der HMI in Halle 8 befinden. Frei nach dem Motto, wenn der Berg nicht zum Prophet kommt, muss der Prophet zum Berg kommen, haben wir uns entschlossen, dieses Jahr auf die Weltleitmesse der Industrie nach Hannover zu gehen. Digitalisierung und Industrie 4.0 ist zwar in aller Munde, aber dies spiegelt sich interessanterweise nicht in den Besucherzahlen der IT-Messen wieder. Wohingegen die Industriemessen weiter boomen - also muss wohl die Digitalisierung zur Industrie und nicht umgekehrt. 

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