Dokumentenmanagement Blog

Stefan Röcker


Dokumentenmanagement -  der unterschätzte Produktivitätstreiber

[fa icon="calendar'] 26.07.2017 09:26:36 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Der im deutschsprachigen Raum geläufigste Begriff "Dokumentenmanagement-System", beschreibt nicht einmal mehr ansatzweise, was die damit bezeichneten Softwarelösungen mittlerweile in der Lage sind zu leisten. Der englische Begriff des Enterprise Content Managements (ECM) kommt der Sache schon etwas näher, trifft es aber auch nicht mehr. Denn ein modernes DMS/ ECM ist der zentrale Informationshub, der nicht nur Content in Form von Dokumenten speichert und wieder ausgibt, sondern alle Informationen in allen Unternehmensbereichen erfasst, aufbereitet, steuert und den Mitarbeitern alle notwendigen Werkzeuge an die Hand gibt, um mit diesen Informationen zu arbeiten. Wenn Sie von Digitalisierung und Zukunftstechnologien sprechen, sprechen Sie von "Dokumentenmanagement" - oder besser von zentralem Informationsmanagement, das die Datenströme in allen Unternehmensbereichen zuverlässig und verlustfrei steuert und bereitstellt.

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Dokumente, Projekte und mehr kompakt im Blick - agorum® core Dashboard

[fa icon="calendar'] 20.07.2017 09:32:32 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Uns stehen jeden Tag nahezu unendlich viele Informationen Verfügung - aber selten exakt so, wie wir sie brauchen. Dehalb springen wir zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Browsertabs hin und her und verlieren nicht selten den Überblick, wo was stand. Dokumente, Listen, Tabellen, E-Mails, Metadaten, Kennzahlen,... auf der Suche nach dem richtigen Fenster stellen wir oft genug fest, dass die gesuchte Information nicht mehr zu finden ist, vermutlich wurde mal wieder versehentlich ein Tab geschlossen oder es sind einfach zu viele Fenster offen. Das lenkt ab, demotiviert und kostet Zeit.

agorum® core bietet clevere Lösungen,  die Ihnen helfen, Ihren Bildschirm zu organisieren. Clustern Sie zusammengehörende Informationen einfach in übersichtlichen Oberflächen - den agorum® core Dashboards.

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Projekt – Deutsche Post AG

[fa icon="calendar'] 11.07.2017 09:56:48 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Referenzen

Die Sortieranlagen in den Betriebsstätten der Deutschen Post AG sortieren rund um die Uhr die eingelieferten Sendungen auf Zielgebiete. Ein Stillstand der Maschinen würde zu Verzögerungen bei der Auslieferung der Sendungen und Mehrkosten in der Produktion führen. Die regelmäßige Instandhaltung der Sortieranlagen gewährleistet den reibungslosen Betrieb.  

Bei den Instandhaltungsarbeiten benötigen die Techniker der Deutschen Post AG immer die aktuellsten Unterlagen und Dokumentationen zu der eingesetzten Technik. Um ihnen den Zugriff auf diese Dokumente schnell und einfach zu ermöglichen, ist eine Dokumentenverwaltung erforderlich. Hierüber werden alle Unterlagen zentral gepflegt und sie erlaubt eine einfache Bedienung. Die Deutsche Post AG stellt die Dokumente zur Instandhaltung jetzt über das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core zur Verfügung.

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Get connected - Schnittstellen in agorum® core

[fa icon="calendar'] 06.07.2017 09:20:17 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

Wie kommen meine Daten und Dokumente in das DMS - und wie binde ich die Daten in meine anderen Systeme ein? Unsere Antwort: am besten zeitsparend oder gleich automatisch. Vollautomatisch geht das über Schnittstellen, mit denen agorum® core mit anderen Softwareprodukten Daten austauscht. Teilautomatisch bis manuell wird es, wenn der Mensch etwas tun muss, zum Beispiel ein Dokument bearbeiten oder freigeben. Daher braucht es zwei Arten von Schnittstellen für die Kommunikation mit dem DMS. Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und die Schnittstellen zu den Menschen, die mit agorum® core arbeiten. Dazu haben wir eine ganze Menge zu bieten. Hier eine kurze Übersicht:

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Digitale Transformation im Mittelstand (4) - die richtige Softwarewahl

[fa icon="calendar'] 04.07.2017 16:09:10 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement



In der vierten Folge meiner Blogserie "Digitale Transformation im Mittelstand", möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie die richtige Software für Ihr Vorhaben auswählen. Sie wissen aus den vorherigen Beiträgen, welche Grundlagen Sie für die Digitalisierung brauchen. Ihre bestehenden Prozesse wurden überdacht, gegebenenfalls angepasst und die Ziele definiert, die Sie erreichen möchten. Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit auf den Weg in die digitale Zukunft nehmen, ist auch klar. Jetzt fehlt Ihnen nur noch die Software, mit der Sie das alles optimal umsetzen. Sie schauen sich also um - und treffen auf einen unübersichtlichen Markt mit unzähligen Anbietern und Lösungen.

 

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Best Practice Backup - Backup mit virtualisierten Systemen

[fa icon="calendar'] 29.06.2017 09:01:27 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Im zweiten Teil unserer Serie "Wie Sie agorum® core effizient sichern", möchten wir Ihnen ein paar Impulse geben, wie Sie die Datensicherung mit Hilfe von virtualisierten Umgebungen bewerkstelligen können. Außerdem erhalten Sie Tipps und Hinweise für die Einrichtung einer möglichst reibungslosen Datensicherung. 

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Zentral Dokumente archivieren - mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 08.06.2017 09:36:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

Unternehmen haben oft das Problem, dass aufgrund der über die Jahre gewachsenen IT-Infrastruktur viele Insellösungen mit sogenannten Datensilos entstanden sind. Das heißt, dass Informationen und Dokumente auf unterschiedlichsten Systemen verteilt sind und es häufig nahezu unmöglich ist, alle Informationen zu einem Kunden oder Projekt zusammenzusuchen. E-Mails liegen auf dem Mailserver in den Accounts der Mitarbeiter, Office-Dokumente verteilt auf Fileservern und Festplatten, Angebote und Rechnungen im ERP-System und die Dokumentation des Vorgangs im CRM. Um das zu ändern, müssen Sie aber nicht zwingend die ganze IT umstellen. Es reicht meist die Einführung eines ausgereiften Dokumentenmanagement-Systems (DMS), mit dem Sie automatisch alle E-Mails und Dokumente im Unternehmen zuverlässig archivieren und schnell durchsuchbar machen. Ein solches DMS ist agorum® core.

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Dokumentenmanagement ist Prozessoptimierung

[fa icon="calendar'] 31.05.2017 09:25:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Kontinuierliches Prüfen, Infragestellen und Verbessern der Geschäftsprozesse erhält die Wettbewerbsfähigkeit und sichert den Vorsprung vor Ihren Marktbegleitern. Um mitzuhalten, brauchen Sie eine IT-Infrastruktur, die flexibel genug ist, sich immer wieder schnell an geänderte Abläufe anzupassen. Außerdem muss die Software es den Mitarbeitenden einfach machen, sich schnell in den Neuerungen zurechtzufinden und es ihnen ermöglichen, Verbesserungen unkompliziert einzubringen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier in den meisten Fällen eine interessante Lösung sein. Weshalb? Das lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

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Gesucht: Technischer Redakteur (m/w) Dokumentenmanagement (DMS)

[fa icon="calendar'] 18.05.2017 17:08:12 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Karriere / Stellenangebote

Sie kennen sich aus mit Software im Allgemeinen und DMS im Besonderen? Technische Dokumentation ist genau Ihr Ding? Dann sollten wir reden! Denn wir suchen einen technischen Redakteur (m/w) für unser Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.

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agorum® core schützt vor Schäden durch Verschlüsselungs-Trojaner

[fa icon="calendar'] 18.05.2017 09:28:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, agorum core im Alltag

 

Täglich gibt es Nachrichten über Verschlüsselungs-Trojaner, die in immer neuen Varianten und Versionen auftauchen. Die ausgeklügelten, auch Ransomware genannten Schadprogramme verschlüsseln Dateien auf lokalen Festplatten und Netzlaufwerken, die mit dem infizierten Rechner verbunden sind. Entschlüsseln lassen sie sich durch einen Entschlüsselungscode, den die Erpresser gegen ein »Lösegeld« in Form von Bitcoins herausgeben. Das kostet neben Geld auch unnötig viel Zeit und Nerven. Das Dokumentenmanagement-System agorum® core bietet Schutz und hilft schnell und einfach bei der Wiederherstellung der durch die Verschlüsselung unbrauchbaren Dokumente. 

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