Dokumentenmanagement Blog

Birgit Werthebach


Hierarchisches Speichermanagement für ein bedarfsoptimiertes Storage 

[fa icon="calendar'] 18.01.2018 10:03:30 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort "hierarchisches Speichermanagement". Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, möchte ich heute kurz beleuchten.

 

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agorum® core und Microsoft Office: Dokumentenmanagement im Büroalltag

[fa icon="calendar'] 17.01.2018 10:13:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in agorum core im Alltag, Smart Assistant

 

Die Standardsoftware Microsoft Office trägt in vielen Unternehmen dazu bei,  alltägliche Büroaufgaben effizient zu erledigen. Mit dem Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core lassen sich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. nochmal deutlich beschleunigen. Wie das geht, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

 

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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar'] 10.01.2018 13:23:22 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

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Aufbewahrungsfristen 2018: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 27.12.2017 15:47:05 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

 

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Projektmanagement: Was ist ein Projekt und wie wird es organisiert?

[fa icon="calendar'] 12.12.2017 09:53:01 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Projektmanagement ist heute für jedes Unternehmen ein Thema, aber lange nicht alle möchten dafür eine spezielle Software kaufen, Experten einstellen oder gar eine eigene Abteilung gründen.  Also lieber eins der vielen elektronischen Tools zur Projektplanung nutzen? Klingt verlockend, aber bei der Entscheidung, ob so ein Tool wirklich Sinn macht, und wenn ja, welche Software die Richtige ist, hat sich schon so manch einer im Dschungel der Möglichkeiten verirrt. Dabei sind in vielen Unternehmen durchaus "Bordmittel" vorhanden, die beim Projektmanagement unterstützen können. Warum also nicht mal einen Blick auf die eigenen Systeme werfen? 

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Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfen

[fa icon="calendar'] 07.12.2017 09:26:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Viele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt aber von so vielen Faktoren ab, dass es schwierig ist, eine pauschale Aussage à la "Software A ist auf jeden Fall besser als Software B" zu treffen. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchte ich in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.  

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Vorgelagertes Scannen - nachgelagertes Scannen: Der Zeitpunkt macht's.

[fa icon="calendar'] 14.11.2017 10:16:36 / von Birgit Werthebach

 

Papierdokumente digitalisieren hört sich erstmal einfach an, ist aber gerade in Unternehmen mit einem sehr hohen Papieraufkommen alles andere als trivial. Schon die Frage nach dem besten Zeitpunkt zum Einscannen der Dokumente sorgt immer wieder für hitzige Diskussionen. Vorgelagertes Scannen oder nachgelagertes Scannen sind Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig fallen. Worum es dabei geht und welche Vor- und Nachteile die beiden Verfahren haben, möchte ich in diesem Blogbeitrag beleuchten.

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"Wo Homeoffice nur zweite Wahl ist..." - Arbeiten bei agorum®

[fa icon="calendar'] 07.11.2017 09:38:21 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Reinventing agorum, Agil arbeiten

 

Vor circa zwei Monaten haben wir uns auf den Weg gemacht, das Arbeiten bei agorum® neu zu erfinden. Gemäß unserem Motto "Einfach besser arbeiten" geht es um eine selbstbestimmte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und eine Organisation, in der sich jeder frei entfalten kann. Wie es dazu kam und was wir uns davon versprechen, hat Stefan Röcker in "Das Ziel ist eine selbstführende Organisation" bereits beschrieben. Von mir gibt es heute ein Update, was sich konkret verändert hat, seit wir gemeinsam gestartet sind.

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Von Anfang an wissen, woran man ist - der Bewerbungsprozess bei agorum®

[fa icon="calendar'] 26.10.2017 09:44:49 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Reinventing agorum, Agil arbeiten

 

Wer kennt das nicht? Da steckt man viel Zeit und Mühe in eine tolle Bewerbung bei der Wunschfirma und was passiert? Erstmal lange gar nichts. Man hakt also nach, wird vertröstet und mit Glück irgendwann zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Danach wieder Schweigen, bis schließlich eine 08/15-Absage im Briefkasten liegt, über die man sich bei aller Enttäuschung sogar fast freut, weil sie endlich Klarheit schafft. Warum es nicht gepasst hat, bleibt meistens im Dunkeln - sehr zum Frust der Bewerber. Bei agorum® ist das anders, denn wir setzen auf maximale Transparenz und unseren agilen Bewerbungsprozess mit klaren Regeln für alle Beteiligten.

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Fünf einfache Wege zu einer besseren Datenqualität im Unternehmen

[fa icon="calendar'] 19.10.2017 09:56:28 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Eine bestmögliche Datenqualität gehört auf die Agenda eines jeden Unternehmens. Glauben Sie nicht? Dann stellen Sie sich mal vor, was passiert, wenn in der Produktion auch nur ein Maß nicht stimmt oder bei einem verbindlichen Angebot versehentlich das Komma um eine Stelle nach vorne gerutscht ist. Ganz klar, Datenfehler machen Arbeit und kosten Geld - ob nun wie im ersten Beispiel massenhaft Ausschuss produziert wird oder das Unternehmen beim neuen Kunden gleich einen schlechten Eindruck macht, wenn das Angebot aus dem zweiten Beispiel korrigiert werden muss. Dabei lässt sich die Datenqualität oft überraschend einfach verbessern - einige Tipps dazu möchte ich heute mit Ihnen teilen.

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