Dokumentenmanagement Blog

Birgit Werthebach


agorum® Smart Organisation: agil arbeiten, produktiver werden

[fa icon="calendar'] 24.05.2017 16:04:32 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Kein Wunder, denn Unternehmen brauchen heute effiziente Prozesse und den vollen Überblick, um beim Kunden die Nase vorn zu haben. Das geht jetzt noch leichter - mit Ihrem DMS und dem neuen, intelligenten Management-Tool agorum® Smart Organisation. Damit können Sie Ihre Kunden, Projekte, Vorgänge und Aufgaben nach einem agilen Vorgehensmodell organsieren und so insgesamt produktiver arbeiten.  Jeder Mitarbeiter bekommt einen elektronischen Assistenten an die Hand, mit dem er seine Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen kann.

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E-Akte schlägt Aktenordner: Jetzt ein digitales Archiv einführen.

[fa icon="calendar'] 17.05.2017 08:57:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

 

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IT-Trends 2017: Organisationsstrukturen erschweren Digitalisierung

[fa icon="calendar'] 04.05.2017 10:42:25 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

"Überfordert die Digitalisierung etablierte Unternehmensstrukturen?" Mit dieser Frage überschreibt Capgemini die diesjährige Studie IT-Trends 2017. Das Unternehmen erhebt seit mittlerweile 15 Jahren jedes Jahr die Top-Themen, die Entscheider in der IT beschäftigen. Befragt wurden in diesem Jahr 148 IT-Leiter im deutschsprachigen Raum. Einige Ergebnisse der aktuellen Studie möchte ich im Folgenden kurz vorstellen.

 

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DMS, ERP und BDE: bereichsübergreifende Prozessautomatisierung gefragt

[fa icon="calendar'] 12.04.2017 14:57:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Automatische Prozesse sind in der Fertigung schon lange an der Tagesordnung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sorgen dafür, dass auch in den kaufmännischen Bereichen immer mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden. An den Schnittstellen treffen in der Praxis aber immer noch häufig inkompatible Systeme aufeinander. Die entsprechenden Daten müssen mit großem Aufwand manuell von ERP und DMS in die Betriebsdatenerfassung (BDE) und zurück übertragen werden, damit sie im jeweils anderen System nutzbar sind. Dass eine solche Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte klar sein. Gefragt ist also eine bereichsübergreifende Prozessautomatisierung.  

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Dokumentenverwaltung über den kompletten Dokumentenlebenszyklus

[fa icon="calendar'] 06.04.2017 09:46:58 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mit Dokumentenlebenszyklus bezeichnet man das komplette "Leben" eines Dokumentes, also den Zeitraum von der Erstellung bis zum Löschen (bei elektronischen Dokumenten) bzw. zur Entsorgung (bei Papierdokumenten). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen im Unternehmen variieren können. Wie sich die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung mit jeder Phase ändern und was das für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, möchte ich in diesem Beitrag kurz beleuchten.

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Einfach, schnell, clever: Ihr DMS als persönliches Organisationstool

[fa icon="calendar'] 23.03.2017 09:56:55 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

 

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Big Data - was bedeutet das eigentlich für mein Unternehmen?

[fa icon="calendar'] 22.03.2017 12:16:19 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

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Besser führen mit einem DMS: Agile Führung macht fit für die Zukunft

[fa icon="calendar'] 16.03.2017 09:52:23 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Höher, schneller, weiter - das olympische Motto gilt auch im Geschäftsleben. In Zeiten von digitaler Transformation, Globalisierung und Co. müssen Prozesse immer schneller, einfacher und vor allem flexibler werden. Weil sich die Rahmenbedingungen ständig verändern, ist in modernen Unternehmen kein Platz mehr für starre Richtlinien und lange Entscheidungswege über viele Hierarchieebenen. Agile Führung heißt das Gebot der Stunde. Wie Führungskräfte diese neuen Anforderungen umsetzen können und welche Rolle ein modernes DMS dabei spielt, ist das Thema dieses Beitrages. 

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Besser führen mit einem DMS: Aufgaben und Informationen managen

[fa icon="calendar'] 09.03.2017 09:18:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

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Besser führen mit einem DMS: Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

[fa icon="calendar'] 01.03.2017 10:26:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die richtige Kommunikation ist einer, wenn nicht der Schlüssel für erfolgreiche Führung, da sind sich alle Experten einig. Dabei geht es einerseits um einen wertschätzenden, klaren und zielführenden Kommunikationstil zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, andererseits aber auch um die effiziente Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Abteilungsleiter, Gruppenleiter und Co. sind gefordert, die abteilungsinterne Kommunikation aktiv zu gestalten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Das Ziel? Zusammenarbeit fördern und Produktivität steigern. Das Werkzeug? Ein gutes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und Projektmanagement-Tools. 

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