Dokumentenmanagement Blog

Birgit Werthebach


DMS, ERP und BDE: bereichsübergreifende Prozessautomatisierung gefragt

[fa icon="calendar'] 12.04.2017 14:57:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Automatische Prozesse sind in der Fertigung schon lange an der Tagesordnung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sorgen dafür, dass auch in den kaufmännischen Bereichen immer mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden. An den Schnittstellen treffen in der Praxis aber immer noch häufig inkompatible Systeme aufeinander. Die entsprechenden Daten müssen mit großem Aufwand manuell von ERP und DMS in die Betriebsdatenerfassung (BDE) und zurück übertragen werden, damit sie im jeweils anderen System nutzbar sind. Dass eine solche Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte klar sein. Gefragt ist also eine bereichsübergreifende Prozessautomatisierung.  

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Dokumentenverwaltung über den kompletten Dokumentenlebenszyklus

[fa icon="calendar'] 06.04.2017 09:46:58 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mit Dokumentenlebenszyklus bezeichnet man das komplette "Leben" eines Dokumentes, also den Zeitraum von der Erstellung bis zum Löschen (bei elektronischen Dokumenten) bzw. zur Entsorgung (bei Papierdokumenten). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen im Unternehmen variieren können. Wie sich die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung mit jeder Phase ändern und was das für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, möchte ich in diesem Beitrag kurz beleuchten.

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Einfach, schnell, clever: Ihr DMS als persönliches Organisationstool

[fa icon="calendar'] 23.03.2017 09:56:55 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

 

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Big Data - was bedeutet das eigentlich für mein Unternehmen?

[fa icon="calendar'] 22.03.2017 12:16:19 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

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Besser führen mit einem DMS: Agile Führung macht fit für die Zukunft

[fa icon="calendar'] 16.03.2017 09:52:23 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Höher, schneller, weiter - das olympische Motto gilt auch im Geschäftsleben. In Zeiten von digitaler Transformation, Globalisierung und Co. müssen Prozesse immer schneller, einfacher und vor allem flexibler werden. Weil sich die Rahmenbedingungen ständig verändern, ist in modernen Unternehmen kein Platz mehr für starre Richtlinien und lange Entscheidungswege über viele Hierarchieebenen. Agile Führung heißt das Gebot der Stunde. Wie Führungskräfte diese neuen Anforderungen umsetzen können und welche Rolle ein modernes DMS dabei spielt, ist das Thema dieses Beitrages. 

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Besser führen mit einem DMS: Aufgaben und Informationen managen

[fa icon="calendar'] 09.03.2017 09:18:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

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Besser führen mit einem DMS: Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

[fa icon="calendar'] 01.03.2017 10:26:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die richtige Kommunikation ist einer, wenn nicht der Schlüssel für erfolgreiche Führung, da sind sich alle Experten einig. Dabei geht es einerseits um einen wertschätzenden, klaren und zielführenden Kommunikationstil zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, andererseits aber auch um die effiziente Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Abteilungsleiter, Gruppenleiter und Co. sind gefordert, die abteilungsinterne Kommunikation aktiv zu gestalten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Das Ziel? Zusammenarbeit fördern und Produktivität steigern. Das Werkzeug? Ein gutes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und Projektmanagement-Tools. 

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Besser führen mit einem DMS: Mitarbeiter motivieren leicht gemacht

[fa icon="calendar'] 22.02.2017 09:17:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mitarbeiter motivieren und zum gemeinsamen Erfolg führen - eine, vielleicht sogar die Kernaufgabe einer Führungskraft. Das Ziel sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohl fühlen, Spaß an ihrer Arbeit haben und dementsprechend produktiv sind. Weil man Motivation nicht einfach "mit der Gießkanne verteilen" kann, sollten Sie als Chef herausfinden, wie jeder Einzelne "tickt" und was er braucht, um jeden Morgen voller Tatendrang am Arbeitsplatz zu erscheinen. Sicherlich werden die wenigsten explizit ein Dokumentenmanagement-System nennen, aber Sie werden erstaunt sein, wie gut sich Mitarbeitermotivation mit einem DMS umsetzen lässt.

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Besser führen mit einem DMS: produktiver arbeiten und Ziele erreichen

[fa icon="calendar'] 16.02.2017 09:22:34 / von Birgit Werthebach

 

Für eine Führungskraft gibt es kaum eine bessere Bestätigung ihrer Arbeit als Mitarbeiter, Teams und Abteilungen, die ihr volles Potenzial nutzen, zu wahren Senkrechtstartern werden und das Unternehmen nach vorne bringen. Um so weit zu kommen,  muss jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Ziele kennen und sich zu eigen machen. Aufgabe der Führungskraft ist es, einerseits die Ziele des Unternehmens, der Abteilung und jedes einzelnen Mitarbeiters mit Leben zu füllen und natürlich andererseits die optimalen Rahmenbedingungen für die Erreichung der Ziele zu schaffen. Wie ein DMS dabei hilft, möchte ich im Folgenden kurz erläutern.  

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Besser führen mit einem DMS: Unsere neue Blogserie für Führungskräfte

[fa icon="calendar'] 09.02.2017 10:00:26 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Führungskräfte sitzen oft zwischen allen Stühlen. Die Geschäftsleitung fordert mehr Umsatz bei geringeren Kosten und die Mitarbeiter wünschen sich einen Chef, der sie motiviert und dabei unterstützt, sich weiter zu entwickeln. Und natürlich müssen die Zahlen stimmen. Es gilt also, die Abteilung zu organisieren, Aufgaben zu delegieren, Entscheidungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass jeder einzelne Mitarbeiter und das ganze Team optimal und produktiv arbeiten können. Weil ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hierbei auf vielfältige Weise unterstützen kann, möchten wir dem Thema "Besser führen mit einem DMS" eine eigene Blogserie widmen.

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