Dokumentenmanagement Blog

Birgit Werthebach


agorum® core 8: Agiles Kunden- und Projektmanagement im Fokus

[fa icon="calendar'] 19.06.2017 15:30:43 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

 

 

Mit agorum® core 8.0 präsentiert die agorum® Software GmbH die neueste Version ihres erfolgreichen Open Source Dokumentenmanagement-Systems. Den Fokus legten die DMS-Experten dabei auf die Entwicklung neuer Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Prozesse effizient digitalisieren und so ihr Potenzial voll ausschöpfen. Geschäftsführer Oliver Schulze: „Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Gleichzeitig stehen immer mehr IT-Abteilungen vor der Herausforderung, möglichst schnell die richtige Infrastruktur für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen. Mit agorum® core 8.0 geben wir Anwendern und Administratoren ein leistungsstarkes Hilfsmittel dazu an die Hand.“

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Wissensmanagement im Unternehmen: Individuelles Wissen nutzbar machen

[fa icon="calendar'] 06.06.2017 13:31:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Individuelles Wissen für das Unternehmen nutzbar zu machen, ist eine der Hauptaufgaben des betrieblichen Wissensmanagements. Dabei geht es einerseits um die dezentralen Informationen, die sich in Akten und auf Computern im direkten Arbeitsumfeld des Mitarbeiters befinden, andererseits natürlich auch um das Wissen, das in den Köpfen steckt und nirgendwo aufgeschrieben ist. Wie ein gutes DMS dabei hilft, diese beiden Arten von individuellem Wissen nutzbar zu machen, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

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Elektronische Belegerfassung: Zeit, Geld und Nerven sparen

[fa icon="calendar'] 01.06.2017 09:56:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Wer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchte ich in diesem Beitrag näher untersuchen.

 

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agorum® Smart Organisation: agil arbeiten, produktiver werden

[fa icon="calendar'] 24.05.2017 16:04:32 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Kein Wunder, denn Unternehmen brauchen heute effiziente Prozesse und den vollen Überblick, um beim Kunden die Nase vorn zu haben. Das geht jetzt noch leichter - mit Ihrem DMS und dem neuen, intelligenten Management-Tool agorum® Smart Organisation. Damit können Sie Ihre Kunden, Projekte, Vorgänge und Aufgaben nach einem agilen Vorgehensmodell organsieren und so insgesamt produktiver arbeiten.  Jeder Mitarbeiter bekommt einen elektronischen Assistenten an die Hand, mit dem er seine Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen kann.

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E-Akte schlägt Aktenordner: Jetzt ein digitales Archiv einführen.

[fa icon="calendar'] 17.05.2017 08:57:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

 

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IT-Trends 2017: Organisationsstrukturen erschweren Digitalisierung

[fa icon="calendar'] 04.05.2017 10:42:25 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

"Überfordert die Digitalisierung etablierte Unternehmensstrukturen?" Mit dieser Frage überschreibt Capgemini die diesjährige Studie IT-Trends 2017. Das Unternehmen erhebt seit mittlerweile 15 Jahren jedes Jahr die Top-Themen, die Entscheider in der IT beschäftigen. Befragt wurden in diesem Jahr 148 IT-Leiter im deutschsprachigen Raum. Einige Ergebnisse der aktuellen Studie möchte ich im Folgenden kurz vorstellen.

 

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DMS, ERP und BDE: bereichsübergreifende Prozessautomatisierung gefragt

[fa icon="calendar'] 12.04.2017 14:57:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Automatische Prozesse sind in der Fertigung schon lange an der Tagesordnung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sorgen dafür, dass auch in den kaufmännischen Bereichen immer mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden. An den Schnittstellen treffen in der Praxis aber immer noch häufig inkompatible Systeme aufeinander. Die entsprechenden Daten müssen mit großem Aufwand manuell von ERP und DMS in die Betriebsdatenerfassung (BDE) und zurück übertragen werden, damit sie im jeweils anderen System nutzbar sind. Dass eine solche Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte klar sein. Gefragt ist also eine bereichsübergreifende Prozessautomatisierung.  

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Dokumentenverwaltung über den kompletten Dokumentenlebenszyklus

[fa icon="calendar'] 06.04.2017 09:46:58 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mit Dokumentenlebenszyklus bezeichnet man das komplette "Leben" eines Dokumentes, also den Zeitraum von der Erstellung bis zum Löschen (bei elektronischen Dokumenten) bzw. zur Entsorgung (bei Papierdokumenten). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen im Unternehmen variieren können. Wie sich die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung mit jeder Phase ändern und was das für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, möchte ich in diesem Beitrag kurz beleuchten.

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Einfach, schnell, clever: Ihr DMS als persönliches Organisationstool

[fa icon="calendar'] 23.03.2017 09:56:55 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

 

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Big Data - was bedeutet das eigentlich für mein Unternehmen?

[fa icon="calendar'] 22.03.2017 12:16:19 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

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