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agorum® core im Alltag: Dokumente erstellen ganz einfach gemacht

[fa icon="calendar"] 26.07.2016 08:50:00 / by Stefan Röcker

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Unser Hauptantrieb ist es, Ihnen das Arbeitsleben zu vereinfachen, deshalb entwickeln wir immer wieder neue Ideen, wie wir Ihnen lästige Schritte abnehmen können. In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen kurz darstellen, wie wir Ihnen bei einer ganz alltäglichen Aufgabe einige unliebsame Details ersparen können.

Stellen Sie sich bitte einfach einmal vor, Sie müssten für einen Kunden einen Bericht über ein laufendes Projekt erstellen, wofür Sie eine Wordvorlage verwenden möchten. Dazu würden Sie jetzt Word öffnen und in den zuletzt verwendeten Dateien schauen, ob sich dort noch der Bericht von letzter Woche befindet. Aber wie so oft, haben Sie leider Pech, die Datei ist nicht mehr in der Liste, also bleibt nur der lange Weg durch die Verzeichnisse.

Wenn Sie wissen, wo die Vorlage sich befindet, mag das noch relativ schnell gehen, wenn nicht... beginnt das Klicken! Über kurz oder lang werden Sie die Vorlage finden und das Dokument erstellen. Sobald Sie fertig sind, beginnt das Spiel von vorne. Wieder müssen Sie sich den Weg durch die Verzeichnisse suchen, um zum Ablageort zu gelangen. Daran haben wir uns alle schon so gewöhnt, dass es für uns an sich gar nichts Besonderes ist. Aber mal ehrlich, das nervt doch einfach.

Wie es anders geht möchte ich Ihnen hier kurz zeigen. Denn mit dem agorum® core Smart Assistant erledigen Sie diese Aufgabe, ohne sich auch nur einmal durch einen Verzeichnisbaum klicken zu müssen. Das spart Ihnen Zeit und Sie können sich auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren

 

Schnell das richtige Verzeichnis finden

Kundenakte in agorum® core suchen

Der Smart Assistant ist die zentrale Oberfläche unseres Dokumentenmanagement-Systems. Über die integrierte Suche finden Sie blitzschnell das Verzeichnis, in dem Sie das Dokument anlegen möchten. Sie beginnen einfach mit dem Tippen und erhalten sofort Vorschläge über die Autovervollständigung. Ein Klick auf Suche und Sie befinden sich in der Kundenakte der Est AG, für die Sie den Bericht erstellen müssen. 

 

Das richtige Dokument einfach erstellen lassen

Auswahl, was für ein Dokument erstellt werden soll

In der Kundenakte gehen Sie in das Verzeichnis Korrespondenz. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Art des Dokumentes, das Sie erstellen möchten. Hier können Sie, wenn Sie möchten, auch abhängig vom Verzeichnis alle denkbaren Dokumentenarten oder auch Vorlagen hinterlegen. Das heißt, im Ordner Korrespondenz können Sie zum Beispiel alle Officeprodukte und konkrete Vorlagen wie einen Wartungs- und Supportvertrag zur Verfügung stellen.

In diesem Fall soll das Dokument ein Word-Dokument sein, das auch noch mit zusätzlichen Metadaten versehen werden soll. Das ist zwar ein zusätzlicher Schritt, erleichtert aber die Suche nach dem Dokument später ungemein und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel nach allen Dokumenten mit einer Vorgangsnummer suchen oder die Suche auf Dokumententypen eingrenzen. Das funktioniert so auf Ihrem Fileserver nicht. Sie wählen einfach Word-Dokument mit Metadaten. 

 

Nützlich: Ganz schnell zuätzliche Metadaten erfassen 

Dokumente-erstellen-Metadaten-eingeben

Automatisch öffnet sich eine kleine Eingabemaske, in der Sie den Namen des neuen Dokuments und die vorgegebenen Metadaten eintragen. Hier im Beispiel sind das der Dokumententyp, eine Vorgangsnummer, Stichworte und Tags. Nach diesen Metadaten, die nicht im Dokument selbst vorhanden sind, können Sie zukünftig suchen und sich Listen erstellen lassen. Nebenbei bemerkt, der Inhalt des Dokuments wird selbstverständlich indexiert und ist im Volltext durchsuchbar.

 

Das Dokument wird automatisch für Sie erzeugt und abgespeichert

Word öffnet sich automatisch

 

Nach dem Klick auf OK öffnet sich automatisch das gewünschte Programm (in diesem Fall Word) mit der hinterlegten Vorlage und Sie können den Wochenbericht erstellen. Automatisch ist die Datei im richtigen Verzeichnis gespeichert.

 

Fazit:

Wenn Sie über den agorum® core Smart Assistant Dokumente erstellen, sparen Sie sich zweimal das umständliche Klicken durch die Verzeichnisbäume. Beim Erstellen müssen Sie nicht nach der richtigen Vorlage suchen und beim Abspeichern nicht nach dem richtigen Ordner. Außerdem sparen Sie sich den Wechsel zwischen unterschiedlichen Oberflächen und müssen noch nicht einmal selbst das Bearbeitungsprogramm starten. Das spart Zeit und Sie können sich auf das Erstellen des Inhalts konzentrieren statt minutenlang herumzuklicken.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Smart Assistant




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