Dokumentenmanagement Blog

agorum® core und Microsoft Office: Dokumentenmanagement im Büroalltag

[fa icon="calendar"] 10.12.2015 09:13:37 / by Birgit Werthebach

agorum® core und Microsoft Office: Dokumentenmanagement im Büroalltag

 

Die Standardsoftware Microsoft Office trägt in vielen Unternehmen dazu bei,  alltägliche Büroaufgaben effizient zu erledigen. Mit dem Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core lassen sich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. nochmal deutlich beschleunigen. Wie das geht, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

 

Briefe fast automatisch schreiben mit dem agorum® core Smart Assistant

Um "eben mal schnell" einen Brief zu schreiben, sind meist viel mehr Arbeitsschritte nötig als man denkt. Bevor der Mitarbeiter zum eigentlichen Inhalt kommen kann, muss er erst einmal Microsoft Word öffnen, dann die Briefvorlage des Unternehmens laden und schließlich die Adresse des Empfängers, das aktuelle Datum und seine eigenen Kontaktdaten eingeben.Nutzt das Unternehmen elektronische Akten, ist z.B. die Adresse zwar schnell gefunden, sie muss aber immer noch manuell in die Textverarbeitung übertragen werden. Das ist für den Mitarbeiter nicht nur lästig, sondern auch eine beliebte Quelle für Zahlen- oder Buchstabendreher. 

Der Smart Assistant von agorum® core übernimmt diese lästigen Aufgaben garantiert fehlerfrei und spart dem Mitarbeiter zudem jede Menge Zeit, denn das Suchen nach der Adresse ist ebenso überflüssig wie das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Programmen. Um den cleveren Assistenten an die Arbeit zu schicken, muss der Mitarbeiter nur noch in der Kundenakte mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und "Briefvorlage mit Adresse" auswählen. Der Smart Assistant öffnet Word, lädt die Briefvorlage des Unternehmens und trägt die Adresse und das aktuelle Datum ein - alles vollautomatisch - so dass der Mitarbeiter sofort mit dem Schreiben seines Briefes beginnen kann. 

Das Beste: Das Kontextmenü des Smart Assistant lässt sich absolut flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Soll statt eines frei formulierten Briefes beispielsweise eine Mahnung geschrieben werden, muss der Mitarbeiter im Idealfall kein einziges Zeichen der Mahnung mehr selbst tippen. Er geht wieder in den Kunden, öffnet im Kontextmenü "Mahnung zu Rechnung", gibt im sich öffnenden Fenster die Nummer der noch nicht beglichenen Rechnung ein und der Smart Assistant schreibt die Mahnung vollautomatisch. Der Mitarbeiter muss sie nur noch lesen, kontrollieren und speichern. 

 

Dokumente automatisch in PDF umwandeln und per E-Mail versenden

Beim o.g. Beispiel könnte man die Automatisierung sogar noch einen Schritt weiter treiben, denn die Mahnung muss dem Kunden ja auch zugestellt werden. Soll das per E-Mail geschehen, klickt der Mitarbeiter im zweiten Schritt auf die gespeicherte Mahnung, wählt wieder mit der rechten Maustaste im Kontextmenü "als PDF per E-Mail versenden" und der Smart Assistant beginnt im Hintergrund seine Arbeit. Das E-Mail-Programm öffnet sich, die automatisch in ein PDF umgewandelte Mahnung hängt bereits im Anhang und auf Wunsch kann sogar die Betreffzeile und der Text bereits vorausgefüllt werden. Der Mitarbeiter muss also auch hier nichts mehr tippen, wenn er nicht will. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Blogbeitrag agorum® core in Kombination mit Microsoft Outlook

 

Excel-Tabellen automatisch befüllen mit agorum® core Doc Form und Auswertungen starten mit dem Smart Assistant

Auch bei der Arbeit mit Excel-Tabellen ist agorum® core eine große Hilfe. So ist es beispielsweise möglich, bestehende Tabellen automatisch mit Daten aus dem Dokumentenmanagement-System befüllen zu lassen, um beispielsweise regelmäßig durchgeführte Auswertungen zu beschleunigen. Auch dazu ein Beispiel: Ein Unternehmen bekommt regelmäßig Messwerte von verschiedenen Standorten übermittelt. Die Werte kommen entweder als PDF-Datei oder Papierdokument in der Zentrale an, wo sie in Excel-Tabellen erfasst und anschließend ausgewertet werden müssen. Mit agorum® core DocForm geht das ganz einfach: Die Papierdokumente werden eingescannt und die benötigten Werte dabei automatisch ausgelesen. Die PDF-Dokumente sind bereits elektronisch vorhanden, hier spart sich der Mitarbeiter sogar das Scannen.

Möchte jetzt der Mitarbeiter aus seinem Smart Assistant heraus die Auswertung starten, geht er auf das Verzeichnis, in dem die Dokumente liegen, und aktiviert mit der rechten Maustaste "Messwert-Auswertung starten". Automatisch öffnet sich die Tabelle in Excel, der Smart Assistant befüllt sie mit den vorher aus den Messwert-Dokumenten extrahierten Werten und der Mitarbeiter kann sie auswerten.

 

Fazit:

In Verbindung mit agorum® core schalten Sie bei Ihrem Microsoft Office nochmal einen Turbo ein. Lästige "Ausfüllaufgaben" werden automatisiert, Fehlerquellen reduziert und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben, beispielsweise die Auswertung im letzten Beispiel.

 

Diese und viele andere Funktionen von agorum® core zeigen wir Ihnen gerne in einer individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Online-Demo. Vereinbaren Sie einfach einen Termin: 

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Themen: agorum core im Alltag, Smart Assistant




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