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Groupware plus DMS: agorum® core in Open-Xchange App Suite integriert

[fa icon="calendar"] 04.01.2017 12:09:38 / by Birgit Werthebach

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Anstehende Termine und Aufgaben, Kontakte sowie aktuelle E-Mails und Dokumente auf einen Blick erfassen und ohne Umwege direkt bearbeiten können statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin und her springen zu müssen. Dieser Wunschtraum vieler "Schreibtischtäter" wird jetzt für Nutzer von agorum® core und/oder Open-Xchange wahr, denn unser Partner DIGITEC hat agorum® core nahtlos in die Open-Xchange App Suite integiert. Somit verschmelzen Dokumentenmanagement-System und Groupware zu einer einzigen, leistungsfähigen Arbeitsumgebung, die Übersicht schafft und viele alltägliche Abläufe vereinfacht. Eine interessante Kombination für alle Unternehmen, die Groupware-Funktionalitäten mit modernem Dokumentenmanagement und auf Wunsch auch MS-Office verbinden möchten.

 

Zentrale Features der agorum® core Open-Xchange Integration

In Zeiten standortübergreifender Zusammenarbeit, globaler Vernetzung und wachsender Informationsüberflutung wird es für Unternehmen immer wichtiger, ihren Mitarbeitern einen schnellen und direkten Zugang zu allen für sie relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Bei der von DIGITEC entwickelten agorum® core Open-Xchange Integration genügt ein Blick aufs OX App Suite Portal, um einen Überblick über anstehende Termine und Aufgaben, Kontakte sowie aktuelle Dokumente, interne Mitteilungen und E-Mails zu erhalten. 

Die DMS-Funktionen präsentieren sich dabei einfach als zusätzliche Reiter in der OX App Suite Menüleiste, so dass der Benutzer direkt über die Oberfläche von Open-Xchange auf agorum® core zugreift.  Unter anderem kann er: 

  • Dokumente schnell und einfach im DMS ablegen und sie dank komfortabler Suchfunktion entweder mit der Volltextsuche oder anhand individueller Suchparameter mühelos wiederfinden.
  • Dokumente erheblich schneller bearbeiten mit dem agorum® Smart Assistant, der beispielsweise mit echter Dokumentenvorschau und praktischem Kontextmenü auf der rechten Maustaste punktet. 
  • den integrierten Workchat nutzen: Notizen direkt an Dokumente hängen und so projektbezogen mit den Kollegen kommunizieren. 
  • Workflows überwachen und die eigenen Workflow-Aufgaben direkt in der OX-Oberfläche bearbeiten, anderen Kollegen zuweisen und vieles mehr.

Technisch ist agorum® core als Laufwerk über die CMIS-Schnittstelle in OX Drive eingebunden. Die notwendigen Einstellungen werden in der filestorage.properties definiert.

 

agorum® Smart Assistant in Open-Xchange

Der agorum® Smart Assistant ist per Iframe in einen neuen OX-Reiter eingebunden, der nach Kundenwünschen benannt werden kann - hier im Beispiel ASA. Am oberen Rand befindet sich die OX App Suite Menüleiste, darunter spannt sich über den gesamten restlichen Bildschirm der Iframe mit dem agorum® Smart Assistant auf. 

 

Der agorum® core Smart Assistant ist nahtlos in Open-Xchange integriert

 

Für den Nutzer ist der agorum® core Smart Assistant die zentrale Oberfläche zur Bearbeitung von Dokumenten. Er kann browserbasiert Dokumente ablegen, suchen, ausschneiden, kopieren, bearbeiten, neu erstellen, verschieben, umbenennen, mit unterschiedlichen Programmen öffnen, weiterleiten, an Workflows übergeben, auf Wiedervorlage nehmen, Notizen anhängen, sperren, einen Downloadlink erzeugen, als PDF verschicken, Telefonnotizen erfassen, Akten anlegen lassen, am Dokument chatten, freigeben und vieles mehr. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Mit unserer WOPI-Schnittstelle werden beispielsweise MS-Office-Programme schnell und einfach an agorum® core angebunden, so dass MS-Office-Dokumente browserbasiert direkt aus dem Smart Assistant heraus bearbeitet werden können.

Das praktische Kontextmenü auf der rechten Maustaste enthält alle Funktionen, die für genau dieses Dokument zur Verfügung stehen.  

Das Erscheinungsbild des Smart Assistants ist individuell konfigurierbar, so dass jede Abteilung oder sogar einzelne Personen genau die Funktionen finden, die sie für ihre Arbeit brauchen. Eine Suchmaske beispielsweise braucht in der Buchhaltung ganz andere Inhalte als z.B. im Einkauf oder in der Fertigungssteuerung.

Alle Funktionen des Smart Assistants zu beschreiben, würde hier den Rahmen sprengen. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Blogbeiträgen:

 

  

agorum® core Workflow in Open-Xchange

Mit agorum® core Workflow ist die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu automatisieren, auf die gleiche Art und Weise eingebunden. Auch hier befindet sich die OX App Suite Menüleiste am oberen Bildschirmrand, der Iframe mit der agorum® core Workflow-Oberfläche nimmt den übrigen Bildschirm ein. Im linken Teil des Bildschirms sieht der Nutzer alle für für ihn relevanten Workflows, hier als anstehende Aufgaben bezeichnet. Bei Klick auf den jeweiligen Workflow öffnet sich die Aufgabe und kann schnell und einfach erledigt werden.

 

Alle Workflow-Aufgaben auf einen Blick erfassen und komfortabel bearbeiten

 

Mehr zur Arbeit mit automatischen Workflows erfahren Sie in diesen Blogbeiträgen:

  

agorum® core Notizen + Open-Xchange Notifications = Übersicht auf einen Blick

In den Open-Xchange Notifications findet der Benutzer anstehende Termine, fällige Aufgaben und neue E-Mails auf einen Blick. Damit er wirklich alles Wichtige sieht, sind hier auch die agorum® core Notizen und die Workflow-Mitteilungen integriert. 

  

agorum® core Notizen und Open-Xchange Notifications auf einen Blick.

 

Was mit der cleveren agorum® core Notizfunktion alles geht und wie sie die (standortübergreifende) Zusammenarbeit erleichtert, erfahren Sie in folgenden Blogbeiträgen:

 

Fazit: Mit der Integration von agorum® core in Open-Xchange bekommen Unternehmen ein leistungsfähiges Gesamtpaket für die tägliche Arbeit im Büro. 

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Themen: Dokumentenmanagement




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