Dokumentenmanagement Blog

agorum® core im Alltag: Vertragsarchivierung und Wiedervorlage

[fa icon="calendar"] 04.08.2015 14:14:00 / by Stefan Röcker

Vertragsarchivierung-und-Wiedervorlage

Haben Sie sich sich auch schon einmal darüber geärgert, dass sich ein Vertrag automatisch verlängert hat, weil Sie die Kündigungsfrist nicht im Blick hatten? Ich schon, sogar erst vor kurzem wieder. Leider muss ich jetzt ein halbes Jahr warten, bis ich von günstigeren Mobilfunktarifen profitieren kann. Dabei hätte das leicht vermieden werden können. Mit unserem agorum® core Ablage- und Suchassistenten, hätte ich die Ablage und Wiedervorlage des Vertrags ganz schnell in einem Aufwasch erledigt und wäre rechtzeitig erinnert worden. 

 

Verträge ruckzuck ablegen und auf Wiedervorlage nehmen

Verträge lassen Sie sich einfach in Ihren DMS-Eingangsordner schicken, egal ob sie eingescannt oder elektronisch empfangen wurden. Die Verträge erscheinen im Posteingang Ihres Ablage- und Suchassistenten und warten darauf abgelegt zu werden. 

Verträge einfach und schnell ablegen und auf Wiedervorlage nehmen

Das machen Sie ganz einfach, indem Sie den Vertrag anklicken und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen. Mit einem Klick auf Ablegen haben Sie die Wahl, ob Sie den Vertrag einfach nur ablegen möchten oder gleich auf Wiedervorlage nehmen möchten. Im Beispiel wäre das ein befristeter Mitvertrag für eine Dienstwohnung, der sich automatisch um 12 Monate verlängert, wenn er nicht fristgerecht gekündigt wird.

 

Metadaten und Fristen eingeben

In der erscheinenden Maske können Sie fix alle wichtigen Daten erfassen. Geben Sie eine kurze Beschreibung ein und wählen Sie den Vertragspartner über das Auswahlmenü aus. Der Clou: Sollte es zu diesem Vertragspartner noch keine Akte geben, tragen Sie einfach den Namen ein und die Akte wird im Hintergrund automatisch erstellt. Auch den Vertragstyp können Sie einfach über ein Auswahlmenü festlegen. Mit der Erfassung der Laufzeit und Kündigungsfrist erstellt Ihnen der Ablage- und Suchassistent automatisch einen Workflow, der Sie rechtzeitig daran erinnert, dass die Kündigungsfrist bald endet.

 

Der Vertrag ist automatisch abgelegt und der Wiedervorlage-Workflow läuft im Hintergrund

Mit einem Klick auf OK wird der Vertrag ablegt und der Wiedervorlage-Workflow generiert. Im Beispiel wurde noch zusätzlich der Ordner "Wohnungs-Mietvertrag" automatisch angelegt, da dieser noch nicht existierte.

 

Fazit:

agorum® core macht die Vertragsarchivierung und das Vertragsmanagement zu einer schnell erledigten Aufgabe. Über den Ablage- und Suchassistenten legen Sie Ihre Verträge schnell und einfach ab und übersehen keine Kündigungsfristen mehr!

 

Nichts verpassen!  DMS-Newsletter abonnieren

Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Smart Assistant, Workflow




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!