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agorum® core im Alltag: Metadaten erfassen, vererben, eingeben

[fa icon="calendar"] 03.11.2016 09:09:00 / by Stefan Röcker

agorum® core im Alltag: Metadaten erfassen, vererben, eingeben

Was sind Metadaten?

Wikipedia meint dazu: "Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst". Oder einfacher: Metadaten sind Informationen, die in agorum® core zusätzlich mit einem Dokument im DMS abgespeichert werden, oft wird diese Vergabe von Metadaten auch als Verschlagwortung bezeichnet. Welche Metadaten Sie für ein Dokument benötigen, können Sie in agorum® core selbst frei definieren.

Neben der Volltextsuche, welche die Dokumente komplett durchsucht, können Sie in Suchanfragen sehr gezielt nach eben diesen Metadaten recherchieren und filtern. Listen können Sie anhand von Metadaten erstellen lassen und ausfiltern, sowie Workflows metadatenabhängig steuern.

 

Beispiele für Metadaten

Hier einige Beispiele möglicher Metadaten, prinzipiell gibt es hier in agorum® core keine Einschränkungen, es können beliebig viele Metadaten angelegt und erfasst werden:

  • Erstelldatum, Änderungsdatum
  • Autor, Ersteller, zuletzt geändert von
  • Dokumententyp
    (Beispiele: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Lieferschein, E-Mail, Brief, Zeichnung,...)
  • Thematische Einordnung
    (Beispiele: Marketing, Vertrieb, Online, Geschäftsführung, Produkt, Strategie, Fibu...)
  • Projekt-, Kunden, Lieferantennummern
  • Projekt-, Kunden, Lieferantenbezeichnungen.
  • Adressdaten
  • Produktbezeichnungen, Artikelnummern
  • Versionsnummern/-bezeichnungen
  • Status
    (Beispiel: offen, fällig, geprüft, freigeben, in Bearbeitung,...)
  • Prüfer
  • Kostenstelle, Konto/Gegenkonto
  • Vorgangsnummer, Auftragsnummer
  • Sachbearbeiter, Verantwortlicher

agorum® core Metadaten in der Objektinfo


Wie unterstützt Sie agorum® core bei der Erfassung von Metadaten?

agorum® core ist darauf ausgelegt, so viele Metadaten wie nur möglich automatisch zu erfassen, denn nichts ist lästiger, als bereits im Dokument vorhandene Daten nochmals von Hand einzugeben. Dafür gibt es verschiedene Funktionalitäten.

 

1. DocForm: Metadaten aus gescannten und elektronischen Dokumenten automatisch erfassen

Über einen komfortablen, grafischen Editor legen Sie in agorum® core DocForm genau fest, welche Metadaten aus eingescannten und von der Texterkennung (OCR) erfassten Dokumenten als Metadaten übernommen werden sollen. Das funktioniert selbstverständlich auch mit Dokumenten, die bereits elektronisch vorliegen, wie z.B. PDFs, E-Mails oder Office-Dokumente.

Die Metadaten von einmal so trainierten Dokumententypen werden jedesmal automatisch erfasst, wenn ein neues Dokument dieser Art im DMS gespeichert wird

agorum® core automatisch erfasste Metadaten manuell ergänzen

 

2. Metadaten aus PDFs und unterschiedlichen Officedokumenten

Viele Dokumententypen enthalten bereits selbst Metadaten: Diese Informationen können automatisch in agorum® core übernommen werden. Beispiele sind die Zusatzinformationen aus PDF-, Word-, oder Excel-Dateien.

 

3. Metadatenvererbung über Verzeichnisstrukturen


Eine wichtige Quelle für Metadaten können auch Verzeichnisstrukturen sein. agorum® core übernimmt diese Metadaten auf Wunsch automatisch.  

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Sie haben im Dokumentenmanagement-System eine Kundenakte, in der alle Ihre Kunden erfasst sind, die (vereinfachte) Struktur sieht so aus:

 

  • Kundenakte
    • Firmenname
      • Adresse
      • Dateien
      • Angebote
      • Rechnungen
      • E-Mails
      • Post

      • Projekte
        • Projektnr_83726
        • Projektnr_98789
        • Projektnr_99867
          • Zeichnungen
          • Notizen
          • Berichte
          • Dokumentation

Speichern Sie ein Dokument im Verzeichnis Post, erhält es automatisch die Metadaten Kundenakte-Firmenname-Dateien-Post vererbt. Oder Sie speichern eine Datei in Dokumentation, dann erhält die Datei automatisch die Metadaten Kundenakte-Firmenname-Projekte-Projektnr_99867-Dokumentation. Wie Sie das nutzen können, erkläre ich weiter unter noch einmal in einem zusammenfassenden Beispiel.

 

4. Einfache manuelle Metadatenerfassung über Formulare.  

Metadaten, die nicht über den Inhalt oder die Ablagestruktur vom System erfasst werden können, lassen sich bequem von Hand eingeben. Legen Sie z.B. ein Dokument in ein bestimmtes Verzeichnis ab, öffnet sich ein Formular, das die zu erfassenden Metadaten abfragt. Bei der Erfassung werden Sie von Auswahlmenüs und einer automatischen Vervollständigungsfunktion unterstützt, so dass die Erfassung einfach und schnell von der Hand geht. 

agorum® core Eingabeformular für Metadaten

 

5. Metadaten über Workflows ändern

Auch Workflows können die Metadaten automatisch verändern. Auch hier ein Beispiel, das diese Funktion beschreibt. In einem Unternehmen gibt es einen Workflow, über den Pressemeldungen freigeben werden. Wird der Workflow gestartet, erhält die Pressemeldung das Metadatum "nicht freigegeben", ist der Workflow erfolgreich durchlaufen und die Meldung durch die Vorgesetzten freigegeben, ändert der Workflow das Metadatum auf "freigegeben".   

Was nutzen Metadaten?

Mit Metadaten können Sie sehr gezielt suchen und filtern, sich Listen erzeugen lassen und Prozesse metadatenabhängig starten und steuern. Um Ihnen das vor Augen zu führen, ein letztes zusammenfassendes Beispiel, den Durchlauf einer Eingangsrechnung:

 

  • Die Rechnung wird eingescannt und vom OCR erfasst
  • DocForm erfasst die Metadaten automatisch
    • Dokumententyp Rechnung
    • Absender
    • Empfänger
    • Kundennummer
    • Lieferscheinnummer
    • Rechnungsnummer
    • Rechnungsdatum
    • Rechnungspositionen
    • Zahlungsziel mit Skonto
    • Betrag
    • ...
  • Leider ist auf dieser Rechnung nicht vermerkt, auf welches Projekt die Rechnung gebucht werden muss --> Ein Mitarbeiter bekommt die Rechnung automatisch auf den Bildschirm und gibt die Projektnummer ein.
  • Anhand der Projektnummer erkennt das System, wer für die Weiterbearbeitung der Rechnung zuständig ist. Ein Freigabeworkflow wird gestartet und die Metadaten "Rechnung offen" und "Rechnung nicht freigegeben" gesetzt.
  • Der Mitarbeiter, der für die Freigabe zuständig ist, ist kurzfristig erkrankt. Die Rechnung bleibt im System liegen. 
  • Anhand des Metadatums "Zahlungsziel" erkennt der Workflow, dass die Rechnung bald fällig wird, aber noch nicht bearbeitet wurde. Der Workflow eskaliert an eine übergeordnete Stelle.
  • Der Mitarbeiter, der den Workflow übernommen hat, gibt die Rechnung frei. Das Metadatum wird vom Workflow auf "Freigegeben" geändert. Und der Workflow an die Buchhaltung weitergeleitet.
  • Die Rechnung wird in der Buchhaltung kontiert, gebucht, angewiesen und der Workflow beendet. Die Rechnung wird automatisch revisionssicher im Projektordner archiviert und erhält zusätzlich die Metadaten der Ordnerstruktur.

Anhand der Metadaten sind Sie in der Lage, nach unterschiedlichsten Kriterien zu suchen. Sie können sich zum Beispiel alle Rechnungen anzeigen lassen, die noch offen sind, oder anhand der Rechnungsnummer gezielt nach einem Dokument suchen. Wie Sie oben gesehen haben, können Sie abhängig von Metadaten Workflows steuern und beeinflussen. 

 

Fazit: Metadaten sind für das Dokumentenmanagement unverzichtbar und ermöglichen Ihnen das effiziente Arbeiten mit Ihren Daten. Die besten Dokumentenmanagement-Systeme holen sich diese Metadaten so weit wie irgendmöglich von selbst.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag




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