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agorum® core im Alltag: Dokumente bequem auf Wiedervorlage legen

[fa icon="calendar"] 22.11.2016 10:33:00 / by Birgit Werthebach

Mit der elektronischen Wiedervorlage von agorum core ist die Wiedervorlagemappe überflüssig.

 

Die Wiedervorlage hat einen festen Platz in der heutigen Arbeitswelt. Sie bündelt offene Vorgänge, erinnert rechtzeitig an Fristen und Termine und dient als Aufbewahrungsort für Dokumente, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fertig bearbeitet werden können, z.B. das Angebot, zu dem noch eine technische Spezifikation fehlt.

Früher wurden die entsprechenden Dokumente dazu nach Datum sortiert in dicke Ordner oder Mappen gelegt, am entsprechenden Datum wieder herausgeholt und dem betreffenden Mitarbeiter zur Bearbeitung vorgelegt. In Zeiten elektronischer Dokumente ist dieses Verfahren jedoch eher mühsam: Die Dokumente müssten ausgedruckt, manuell mit dem entsprechenden Datum versehen und in die Mappe einsortiert werden. Das geht auch einfacher - haben wir uns gedacht, und einen komfortablen Workflow in den agorum® core Smart Assistant integriert. 

 

Wiedervorlage mit wenigen Klicks

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen im Detail, wie Sie jedem Dokument mit wenigen Klicks eine Erinnerung hinzufügen, egal wo in Ihrem DMS es sich befindet. Sie klicken rechts auf das Dokument, wählen im Kontextmenü "Senden an" und "Wiedervorlage". 

 

Dokumente im DMS bequem auf Wiedervorlage legen - Kontextmenü bei Rechtsklick

 

Es öffnet sich eine komfortable Eingabemaske, in der Sie alle Informationen eingeben können, die Sie früher per Hand auf das Papierdokument schreiben mussten. Bemerkung ist beispielsweise ein Freitextfeld, in dem Sie beliebige Informationen hinterlegen können, z.B. was mit dem Dokument am ausgewählten Datum passieren soll. 

 

Dokumente im DMS bequem auf Wiedervorlage legen - Eingabefenster

 

Datum festlegen

Dann sollten Sie das Datum festlegen, an dem Sie das Dokument "wiedersehen" möchten. Im bequemen Kalenderfeld können Sie im Gegensatz zu einer manuellen Eingabe auf einen Blick sicherstellen, dass es sich bei dem von Ihnen gewählten Datum um einen Arbeitstag handelt.

 

Dokumente im DMS bequem auf Wiedervorlage legen - Datum festlegen

 

Adressat auswählen

Aus einem Dropdown-Menü können Sie den Mitarbeiter oder die Gruppe auswählen, die das Dokument am festgelegten Datum angezeigt bekommen sollen, im Beispiel die Gruppe "Verwaltung". 

 

Dokumente im DMS bequem auf Wiedervorlage legen - Adressat auswählen

 

Sobald Sie festgelegt haben, wann und wem das Dokument wiedervorgelegt werden soll, fehlt noch der Klick auf die unten erscheinende Schaltfläche "Wiedervorlage" und das Dokument wartet zuverlässig auf den Tag, an dem es wieder in Ihrem Posteingangsordner angezeigt werden soll.

 

Fazit: Mit der praktischen Wiedervorlagefunktion von agorum core können Sie Ihre manuell geführte Mappe getrost in Rente schicken. Die Dokumente erscheinen pünktlich am festgelegten Datum im Posteingangsordner der ausgewählten Adressaten.

 

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Themen: agorum core im Alltag, Smart Assistant




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