Der Prozess der Dunkelverarbeitung beschreibt einen maschinellen Vorgang, der ohne menschliches Eingreifen - sozusagen "im Dunkeln" - abläuft. Es geht darum, den Menschen von standardisierten, routinemäßigen Vorgängen zu befreien, damit dieser sich auf seine Hauptaufgaben konzentrieren kann. Das Dokumentenmanagement-System agorum® core hilft Ihnen, Ihre Prozesse mittels dunkel verarbeiteter Vorgänge zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dabei haben Sie stets alles im Blick und unter Kontrolle.
Dunkle Prozesse mit agorum® core beleuchten
Die automatisierten Aufgaben, die bisher von einem Menschen erledigt wurden, werden ohne diesen nicht nur schneller und fehlerfreier erledigt; sondern können sogar terminiert werden (z. B. auch nachts). Sinn ist nicht etwa, den Menschen als Ressource abzuschaffen, sondern ihm den nötigen Freiraum zu bieten, sich anderer, wichtigerer Dinge zuzuwenden. Mit dem gleichen Einsatz von Ressourcen wird somit mehr Output generiert.
Der Terminus Dunkelverarbeitung beschreibt also einen autarken Prozess, der weder ein Eingreifen noch eine Überprüfung erfordert. Im englischsprachigem Raum wird daher auch der Begriff "Black Box Processing" verwendet. So weit, so gut. Was nun aber, wenn das, was im Dunkeln abläuft, doch mal eingesehen werden soll? Kein Problem für agorum® core! Das Dokumentenmanagement-System (DMS) lässt Sie ganz easy nachvollziehen, was es für Sie automatisch abgewickelt hat.
agorum® core beleuchtet
- alle erfassten Daten Ihres Unternehmens - also Inhalte aus Ihren Dokumenten (z. B. die Angaben auf einer Eingangsrechnung wie Lieferant, Rechnungsbetrag oder -datum),
- alle Daten rund um die Dokumente selbst (z. B. den Erfasser oder das Erfassungsdatum der Rechnung) sowie
- die Performance Ihres DMS-System (z. B. die Server-Auslastung).
So haben Sie stets alles im Blick. Hier kann demnach ganz und gar nicht von einer "Black Box" die Rede sein, sondern vielmehr von einer "Open Box".
Unendlich viele Daten - Unendlich viele Möglichkeiten
Ok, wir wollen also einen Blick hinter die automatisierten Prozesse werfen. Analysiert werden können ja, wie gesagt, alle Daten rund um Ihr DMS. Und das sind gewaltig viele! Eine unspezifizierte Datenanalyse käme also der berüchtigten Suche der Nadel im Heuhaufen gleich. Daher stellt sich zuerst die Frage, was Sie genau wissen möchten bzw. was Sie letztendlich mit dieser Information tun wollen.
Sie können beispielsweise auswerten, wie viele Dokumente in einem bestimmten Zeitraum erfasst wurden; welcher Art diese sind oder welche nicht mehr genutzt/aktualisiert werden und ins Langzeitarchiv verlagert werden können. Im Bereich der Buchhaltung ist es etwa denkbar, Rechnungen, Mahnungen und dergleichen nach einem bestimmten Höchst- oder Mindestbetrag, dem Lieferanten, o. ä. zu filtern. Gleiches gilt auch für den Kundenservice - oder jeden anderen Bereich im Unternehmen. Clustern Sie etwa Reklamationen oder Supportfälle nach Themengebieten, ermitteln Sie Abschlussraten und Peak-Zeiten und leiten Sie somit kundengruppen- oder saisonbezogene Maßnahmen ab.
Datenanalyse spot-on: Transparenz auf Knopfdruck
Mit agorum® core verfügen Sie über ein modulares Standardprogramm, welches so flexibel ist, dass es sich jederzeit leicht an Ihre Bedürfnisse anpasst. Umfangreiche Such- und Filterfunktionen oder automatisierte Protokollierungen lassen sich nach Ihren spezifischen Anforderungen modifizieren, damit Sie immer genau die Informationen bekommen, die Sie benötigen. Wie Sie sich die Auswertungen anzeigen lassen, ist auch wieder ganz Ihrem Geschmack und Ihren technischen Notwendigkeiten überlassen. Der Eine bevorzugt automatisch generierte Berichte in PDF-, CSV- oder sonstigen Formaten. Ein Anderer arbeitet lieber mit individuellen Dashboards.
Aufschluss über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes im DMS gibt das Audit-Modul. Hier kann ausgewertet werden, woher es kam, welcher Benutzer wann damit gearbeitet hat u.v.m.. Zusätzlich können über die Dokumentenhistorie jederzeit vorherige Versionen eines Dokumentes wieder aufgerufen oder mittels des Serverpapierkorbs wieder hergestellt werden.
Mit dem agorum® core Supporttool können Administratoren ihr DMS warten und feintunen. Es zeigt die Zustände von Hard- und Software an und alarmiert, sobald irgendwo etwas "hakt" - damit eingriffen werden kann, bevor ein wirkliches Problem entsteht. Alle Parameter des Systems sind in übersichtlichen Dashboards komfortabel konfigurierbar. Somit behalten Sie die Performance Ihres DMS einfach im Blick.
Auch unabhängig vom Supporttool können Sie Überprüfungsmechanismen in Ihrem DMS einbauen, um dunkel ablaufende Prozesse zu kontrollieren. Definieren Sie beispielsweise folgende Regel für Ihre automatische Rechnungsverarbeitung: "Wenn eine Rechnung über 10.000€ eingeht, dann lege sie dem Abteilungsleiter zur Freigabe vor."
Sie sehen: Grenzenlose Daten und grenzenlose Möglichkeiten diese zu analysieren - und damit auch immer weitere Möglichkeiten zur Optimierung. Schließlich ist das am Ende Sinn und Zweck des Ganzen: Ressourcen optimal einsetzen zu können, erstens durch Prozessautomatisierung und zweitens durch stetige Verbesserungen.
agorum® core als leistungsfähiges Kernsystem
Je mehr Daten sie sammeln - z.B. durch die Einbindung anderer Programme in Ihrem Unternehmen wie CRM, ERP, usw. - und auswerten, umso differenziertere Ergebnisse werden Sie erhalten. So soll - ganz im Sinne von Big Data - die Vernetzung zwischen menschlicher und maschineller Arbeit das Individuum entlasten und das eigene Unternehmen voranbringen.
Dass leistungsfähige Technik im Digitalisierungszeitalter unerlässlich ist, ist jedem klar. Oft ist es nicht ganz so klar, welche entscheidende Rolle agorum® core hierbei in jedem einzelnen Unternehmen einnehmen kann. Machen Sie Ihr DMS zum Kernsystem Ihres Unternehmens. Durch flexible Schnittstellen integrieren Sie jegliche Programme - und zwar nicht nur ERP oder CRM. Auch die Informationen aus CAD, Buchhaltungs- oder Vertragstools werden an einer Stelle gebündelt und sind aus einer Oberfläche heraus steuerbar.
Durch teil- oder vollautomatisiertes Monitoring, welches von den einzelnen Fachbereichen selbst flexibel angepasst und durchgeführt werden kann, entlasten Sie Ihre IT- bzw. Controlling-Abteilung. Die Abteilungen selbst werden sich über mehr Handlungsschnelligkeit freuen sowie über gut aufbereitete Auswertungen. Diese können nicht zuletzt als Grundlage für Entscheidungen gegenüber Vorgesetzten herangezogen werden. Aber auch die allgemeine Transparenz in Ihrer internen Kommunikation wird sich in der Mitarbeiterzufriedenheit widerspiegeln.
Schlussendlich bleibt festzuhalten: Dokumentenmanagement und Dunkelverarbeitung passen wunderbar zusammen. Ihr DMS strukturiert für Sie Informationen, die bisher unstrukturiert daher kamen. Und mit Hilfe dieser strukturierten Daten verschaffen Sie sich erstens einen besseren Überblick über Vorgänge, die bisher tatsächlich "im Dunkeln" lagen. Und zweitens bilden die gewonnenen Erkenntnisse eine Entscheidungsgrundlage für Optimierungen jeglicher Art: Optimierungen Ihrer Produkte etwa, aber auch Ihrer internen Arbeitsabläufe und somit der eingesetzten Ressourcen. Langfristig betrachtet dient die Datenanalyse deshalb auch der Prävention geschäftlicher Risiken, etwa in Bezug auf die Wettbewerbssituation, den Fachkräftemangel oder technologischen Herausforderungen.
Fazit: Mit agorum® core behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre automatisierten Prozesse.
Interessiert? Überzeugen Sie sich von den agorum® core Vorteilen live in einer Online-Demo!
Hungrig auf mehr? Dann möchten wir Ihnen auch unsere "Lean Management"-Reihe ans Herz legen:
Lean Management im Büro, Teil 1: Die Informationsflut bewältigen
Lean Management im Büro, Teil 3: Automatisch Dokumente lenken
Lean Management im Büro, Teil 6: Geschäftsprozesse automatisieren